Riunioni di area: come organizzare i canvas aziendali

Organizzare riunioni d’area periodiche che coinvolgono il team sales non sempre è semplice. Quali accorgimenti mettere in atto per non fare errori?

Sempre più spesso si sente parlare di canvas aziendali, ma cosa sono? Si tratta di riunioni di area aziendali che vengono organizzate con cadenza periodica, circa 2 o 3 all’anno. Sono rivolte esclusivamente agli agenti per fare il punto sulle vendite, presentare nuovi prodotti e illustrare nuove strategie commerciali da mettere in atto.

Se da un lato il concetto di canvas aziendale può apparire semplice, dall’altro l’organizzazione è tutt’altro che facile.

Le difficoltà nelle quali si potrebbe incorrere includono l’individuazione di sale e spazi adeguati in termini di spazio e attrezzature tecniche necessarie, per esempio per proiettare video e slide. Ma anche la gestione della biglietteria e dei transfer di agenti che arrivano da lontano, l’organizzazione di attività sociali, team building e cene che andranno a completare le riunioni periodiche.

Business Model Canvas: la soluzione perfetta per la gestione di un evento aziendale

Quando si parla di Business Model Canvas si fa riferimento a una specifica strategia di business volta a comprendere con precisione le figure da coinvolgere nella gestione e organizzazione di riunioni d’area periodiche. Nonché la coordinazione delle stesse per il conseguimento di un comune obiettivo. Importantissima l’individuazione infatti non soltanto dei focus da trattare nel corso dell’evento e una scaletta per presentarli, ma anche…

la gestione delle sale
l’allestimento di eventuali break e pranzi
i trasferimenti dei partecipanti che non possono raggiungere la location con la propria automobile
i pernottamenti
l’organizzazione di attività specifiche per non rendere monotone le riunioni di area

Definire obiettivi da raggiungere, o meglio quello che si desidera ottenere dall’evento e ciò che si vuole suscitare in chi vi prenderà parte è molto importante, nonché la base su cui andare a studiare una strategia efficace ed efficiente.

Spesso, questi aspetti vengono sottovalutati. Specie da chi, senza aver maturato la necessaria esperienza, si prodiga per organizzare riunioni periodiche di questa tipologia, andando soltanto a focalizzare il proprio interesse verso quanto da esporre nel corso della manifestazione. Purtroppo però non sono sufficienti slide ben fatte e interventi da parte di esperti del settore per catturare l’attenzione dei partecipanti. Questi ultimi devono essere messi nelle condizioni ottimali per prestare attenzione con uno spirito propositivo.

Nello specifico, basti pensare a un invitato che arriva da lontano. Ovviamente, ha bisogno di un trasferimento dall’aeroporto all’hotel e successivamente al luogo dell’evento. Se dovesse occuparsene lui sfruttando mezzi pubblici potrebbe più facilmente incorrere in ritardi e situazioni spiacevoli. Al contrario se gli stessi organizzatori dell’evento dovessero organizzare il transfer, il rischio di ritardi e inconvenienti si ridurrebbe ulteriormente. I partecipanti in questa maniera arriveranno rilassati e pronti a dedicare la loro completa attenzione ai relatori dell’evento, recependo quando trattato in maniera ottimale.

Questo è solo uno degli aspetti che rende evidente l’importanza di una corretta organizzazione di canvas aziendali, così come la gestione delle attrezzature multimediali indispensabili durante l’evento, l’organizzazione di buffet, pranzi, cene e team building coinvolgenti.

A chi affidarsi per l’organizzazione di riunioni di area di successo?

Desideri dar vita a riunioni di area periodiche di successo? E soprattutto momenti utili a conquistare le figure coinvolte? Allora è indispensabile appoggiarsi a realtà esperte in questo ambito, che sappiano lavorare al meglio con il budget a disposizione e non solo.

La prima cosa da fare è comprendere quali sono i punti cardine che verranno trattati durante l’evento.

Ma anche qual è la tipologia di location più opportuna: individuare la provenienza dei partecipanti e conseguentemente i loro trasferimenti, la necessità di apparecchiature da utilizzare per la proiezione di slide e la presentazione di nuove strategie e progetti. Bisogna occuparsi di rinfreschi e pasti… E, infine, studiare eventuali attività di gruppo e di team building che andranno a coinvolgere il pubblico.

Gaya Events da anni si occupa di organizzazione d riunioni di area congressi, meetings, canvas, serate di gala, lancio di prodotti, team building e viaggi incentive per conto di realtà aziendali operanti in differenti ambiti, dal settore farmaceutico e healthcare a quello industriale.

Organizzare riunioni d’area e canvas aziendali significa partire dall’analisi delle esigenze della singola realtà e tenere conto di ogni dettaglio logistico e tecnico per organizzare eventi di successo. Riunioni durante le quali l’immagine aziendale viene messa in risalto e, al contempo, occasioni che lasciano soddisfatti tutti i partecipanti.

Ed è esattamente quello noi che facciamo ogni giorno…