Gaya Events organizza la partecipazione della delegazione di oftalmologi al congresso ESCRS 2021 di Amsterdam. Con gli eventi fisici, l’energia torna in movimento…
Anche quest’anno noi di Gaya Events abbiamo organizzato la partecipazione della delegazione di oftalmologi della divisione DOC Ofta al 39° congresso internazionale ESCRS 2021 che si è tenuto al polo fieristico Rai di Amsterdam.
Sicuramente un’esperienza resa ancora più entusiasmante dalla vivacità della città ospitante, dagli imprevisti e perfino dalle complessità di gestione. Fattori non sempre facili da gestire ma che, una volta risolti positivamente, hanno reso questo evento un successo.
Normative di sicurezza, cambi dei partecipanti dell’ultimo momento, cancellazione dei voli che abbiamo fronteggiato grazie alla nostra esperienza nel campo dell’organizzazione di eventi aziendali reagendo tempestivamente ad ogni situazione.
Congresso ESCRS 2021: rispettare le norme di sicurezza per l’evento
Per assicurare il rispetto delle normative di sicurezza e delle misure anti contagio, per prima cosa ci siamo recate per una site inspection nella struttura scelta dal cliente prima dell’evento.
In tale occasione, oltre a visionare gli spazi e le camere a disposizione, ci siamo accertate che le normative di contenimento Covid venissero comunque rispettate anche se in modo diverso da quanto in vigore in Italia.
In Olanda infatti, a partire dal 25 settembre 2021, le restrizioni sono state cancellate. Quindi nessun obbligo di mascherine, né distanziamento, solo controllo del green pass ed autocertificazione per l’ingresso nelle strutture ricettive, sede congressuale e ogni spazio chiuso.
Per evitare assembramenti all’ingresso dell’hotel, abbiamo comunque previsto per il nostro gruppo il fast check in, con la consegna delle chiavi da parte delle nostre hostess direttamente all’hospitality desk dedicato agli ospiti.
Non si tratta solo di assicurare il rispetto delle norme anti covid ma anche di facilitare l’ingresso dei partecipanti al centro congressuale Rai di Amsterdam. Ecco perché abbiamo effettuato la consegna del kit congressuale (badge incluso) agli ospiti direttamente all’ hospitality desk dedicato al gruppo in hotel.
Anche la richiesta di organizzare un welcome cocktail in hotel è stata soddisfatta. A tal proposito abbiamo deciso di scegliere uno spazio ampio con buffet servito, così da evitare assembramenti e poter mantenere il locale più arieggiato ed adatto alla situazione.
Cambi di programma dei partecipanti
Gli imprevisti sono all’ordine del giorno nell’organizzazione eventi e gestirli in maniera efficace e tempestiva è essenziale per un’agenzia come la nostra che si occupa di eventi a 360 gradi. In questo momento di meritata ripartenza del settore eventi, essere lungimiranti può fare la differenza…
Nello specifico, la cancellazione di alcuni partecipanti al congresso ESCRS 2021 che non se la sono sentita di affrontare un viaggio aereo e la partecipazione ad un evento in presenza internazionale fuori dai confini italiani, oppure l’impossibilità di partire per Covid o quarantene.
Fortunatamente avevamo pensato anche a questo offrendo ad ogni ospite la copertura assicurativa “ All Inclusive” che ha previsto rimborsi in caso di infortuni e malattia (incluso contagio da Covid).
🔴 Scopri di più su come viaggiare senza rischi
E per quanto riguarda le svariate richieste di modifica dei voli abbiamo potuto assecondare ogni richiesta degli ospiti grazie alla nostra proficua collaborazione con le compagnie aeree che ci ha permesso di ottenere in molti casi rimborsi e riemissioni della biglietteria.
Muoversi liberamente con le City Cards
Per muoversi liberamente ad Amsterdam, abbiamo consegnato ai nostri ospiti le comodissime city cards da 3 e 2 giorni, grazie alle quali si sono potuti spostare facilmente in città usando tutti i mezzi di trasporto a loro piacimento (metro, tram, bus) incluso il treno che collega l’aeroporto di Schiphol alla Centraal Station.
Scioperi dei mezzi di trasporto: no problem con l’app di Gaya
E per non farci mancare nulla…proprio il giorno del rientro è stato indetto uno sciopero nazionale italiano dei mezzi di trasporto, voli inclusi!
Anche in questo caso la nostra assistenza agli ospiti è stata capillare e tempestiva.
Abbiamo infatti riorganizzato il piano voli anticipandoli o posticipandoli a seconda delle necessità dei partecipanti che hanno potuto facilmente dialogare con le nostre hostess digitalmente grazie all’uso della nostra applicazione per l’organizzazione eventi online.
Con i messaggi “push” abbiamo potuto inviare ogni messaggio di variazione o comunicazione importante all’ospite.
Abbiamo potuto caricare immediatamente la nuova biglietteria sull’applicazione così da essere subito visibile ad ogni ospite permettendogli di effettuare il check-in.
Infine la chat digitale della nostra applicazione ha reso possibile un filo diretto a distanza tra il partecipante al congresso o in giro per Amsterdam nel tempo libero e le nostra hostess presenti in struttura.
Questo è stato possibile perché ogni partecipante aveva scaricato sul proprio smartphone la nostra applicazione che ha permesso loro di poter essere sempre aggiornati, oltre ad avere a portata di click ogni dettaglio dell’evento.
La digitalizzazione degli eventi in presenza con la nostra applicazione, unita alla ventennale esperienza di Gaya nella meeting industry, sono state essenziali per organizzare ogni dettaglio ed affrontare serenamente ogni imprevisto permettendo ai nostri ospiti di partecipare in tutta tranquillità al congresso!
