Viaggi Incentive: come organizzarne uno. Il caso concreto

Dalla Corea all’Italia: Serena, la event manager di Gaya Events ci spiega come organizzare i viaggi incentive. “Produrre un’emozione dà più gioie che viverla”

In questo articolo torniamo a parlare di viaggi incentive e lo facciamo attraverso un caso concreto, quello di una società multinazionale e di un viaggio premio in Italia. Ma procediamo con ordine.

È sempre bello quando i clienti rinnovano la fiducia nei confronti dell’agenzia lavoro dopo lavoro, ma lo è ancor di più quando il lavoro in questione riguarda un’attività in cui un event manager (che lavora anche nel turismo) può esprimere sé stesso e sprigionare la sua creatività. 

È ciò che è successo alla nostra senior event manager Serena Tagliabue, da anni nel settore e soprattutto spirito curioso ed esigente, che ha saputo immaginare e coordinare un viaggio-evento per un gruppo di  coreani che – con stupore e meraviglia – hanno visitato per la prima volta il nostro Bel Paese, in un 7days-tour che ha toccato le principali città italiane. 

Ma diamo la parola a Serena per sapere com’è andata… 

Qual è stato il motivo dell’ingaggio e perché è stata scelta proprio l’Italia come destinazione? 

 

La società che ci ha dato l’incarico è un’azienda  che opera in tutto il mondo attraverso canali di distribuzione articolati e capillari, dall’Europa, all’America, finanche alle estremità del mondo orientale. Ecco perché non ci ha stupito che il destinatario del viaggio-premio che la società ha deciso di regalare ai suoi migliori distributori fosse un gruppo di coreani! 

L’Italia e le diverse città sono state individuate dall’azienda come destinazione preferita per far vivere al gruppo di agenti un’esperienza unica ed emozionante. Il nostro Bel Paese è la destinazione perfetta per chi ha necessità di combinare esigenze e desideri culturali e intrattenimento, con numerose attività che si possono osservare o svolgere o gustare per godere al meglio del viaggio. 

Dal brief alla programmazione: ci racconti un po’ le tappe del viaggio incentive?

Il 7days-tour è iniziato con l’arrivo a Milano – dopo più di 11 ore di volo – del gruppo. Dopo una notte di riposo il gruppo è stato accompagnato in un walking tour per le vie del centro della città, toccando tutti i principali monumenti con una visita al Cenacolo Vinciano e alla Basilica di Santa Maria delle Grazie. 

Un breve spostamento fino a Pero ha permesso agli ospiti anche di partecipare ad un’attività adrenalinica, provando il brivido di stare negli spazi a gravità zero nella galleria del vento di Aero Gravity. 

Caso fortuito ha voluto che nelle date individuate per il viaggio abbia avuto luogo a Milano uno degli eventi pop più seguiti in Italia: il derby della Madonnina, Inter-Milan a San Siro! Sciarpa dell’Inter al collo, gli ospiti si sono goduti la partita dalla prospettiva vincente, con un goal di Lautaro Martinez che dopo mezz’ora ha segnato il destino dell’incontro. 

Di volata poi a Firenze dove il gruppo è stato accompagnato (come del resto per tutto il tempo della permanenza in Italia) da un traduttore italo-coreano in una visita alla Galleria degli Artisti dove è conservato il celeberrimo David di Michelangelo. 

Ma non solo! A Firenze gli ospiti hanno anche partecipato ad un workshop sulla lavorazione della pelle, tipica attività artigianale toscana, famosa in tutto il mondo. 

L’ultima tappa – Roma – è stata raggiunta il giorno successivo, dopo un’ottima cena al Galbi, ristorante coreano selezionato per far sentire a proprio agio gli ospiti. 

A Roma il gruppo ha concluso la propria esperienza in Italia, condita da ottimo cibo tipo romano e una gala dinner confezionata su misura delle loro esigenze. 

Secondo te qual è stato il momento più emozionante? 

Secondo me (e anche secondo le testimonianze video-fotografiche che ho ricevuto) il momento più emozionante per il gruppo è stato l’ingresso esclusivo ed unico ai musei vaticani e alla cappella Sistina. 

Siamo riusciti ad ottenere, infatti, grazie a conoscenze speciali della nostra agenzia, un permesso di visita esclusiva al sito romano: all’alba, immersi in un’atmosfera suggestiva, il gruppo ha potuto fruire di tutti gli ambienti in esclusiva, “aprendo” letteralmente le porte del Vaticano! 

C’è qualche dettaglio che è stato curato in particolare?

Ad ogni tappa del tour incentive, d’accordo con l’azienda, agli ospiti è stato fatto un piccolo cadeaux in base alle esperienze che avrebbero vissuto oppure come semplice regalo celebrativo. 

A Milano è stata consegnata una calamita-souvenir che gli ospiti hanno trovato nella stanza d’albergo e sul transfer che ha portato il gruppo a San Siro sono state consegnate sciarpe ufficiali dell’Inter. 

A Firenze hanno ricevuto un cadeaux in pelle a seguito dell’esperienza nel laboratorio e ad aspettarli nelle loro stanze a Roma c’era un grazioso souvenir, una Vespa con una pallina di neve.  

Questi piccoli particolari hanno fatto la differenza nella percezione degli ospiti che li hanno vissuti come una vera e propria coccola!

“Suscitare un’emozione dà più gioie che viverla”, così dicono quelli che si occupano con passione del proprio lavoro di event manager. Che cosa ha rappresentato per te occuparti di un evento così particolare?

Questo evento mi ha dato la possibilità di esprimere maggiormente la mia creatività rispetto ai classici hospitality!

È stato particolarmente sfidante dedicarsi alla realizzazione di un progetto che doveva coniugare esigenze diverse, da un lato naturalmente il divertimento e la soddisfazione del gruppo e d’altro canto le esigenze dell’azienda che giustamente ha vagliato il nostro “piano viaggio” secondo logiche anche di rigore e professionalità. 

L’impegno e il tempo dedicato a questo evento sono stati ripagati dalla percezione, ben confermata, della soddisfazione dei partecipanti. 

Ogni viaggio incentive e ogni evento in generale, per me, rappresentano un punto di partenza per fare sempre meglio e per crescere come professionista nel mio settore.

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