#matchfirst: svolta digitale per il Career Day UniUPO 2022. Ecco cosa ha organizzato Gaya Events
Gaya Events e Università del Piemonte Orientale (UniPO) insieme per un evento speciale: il Career Day 2022.
Il career day è una giornata sempre importante e – in qualche modo – anche emozionante per gli studenti universitari che la vivono.
Cosa è il Career Day per le università e gli studenti
Si tratta di un evento di recruiting organizzato ogni anno dall’ufficio job placement degli atenei. Cosa succede? Semplice: le aziende coinvolte hanno la possibilità di farsi conoscere, grazie alle postazioni messe a disposizione negli spazi universitari, dagli studenti universitari e giovani laureati attraverso un rapporto più diretto.
Gli studenti, invece, possono entrare in contatto con le realtà lavorative e ricevere consigli di orientamento direttamente da esperti nel settore.
Per moltissimi studenti, il Career Day rappresenta la prima volta in cui si trovano ad affrontare davvero un colloquio di lavoro ed è un’occasione imperdibile per le aziende sempre alla ricerca di giovani e nuovi talenti da acquisire.
Università del Piemonte Orientale (UniUPO) e Gaya Events insieme per il Career Day
Quest’anno il nostro team è stato selezionato dall’ufficio job placement dell’Università degli Studi del Piemonte Orientale per gestire l’intera logistica intorno all’evento.
In accordo con le esigenze dell’Università, ci siamo infatti occupati di selezionare i nostri migliori fornitori per tutti i servizi richiesti, a partire dall’allestimento, curato da Stefano Monguzzi di Mixer Eventi, al catering affidato a Paolo Botta di Prestige Service fino – naturalmente – al coordinamento delle risorse umane presenti on site sull’evento.
Le novità 2022
Non solo! La vera novità del career day UNIUPO di quest’anno che ha spinto l’Università a rivolgersi ad un’agenzia di eventi nel settore da tanto tempo come la nostra è stata la volontà di ammodernamento e digitalizzazione del sistema di prenotazione di appuntamenti tra aziende e studenti.
Grazie alla nostra app, infatti, circa 350 studenti e 50 aziende (circa 100 persone, 2 HR per azienda) si sono prima incontrate online, dove hanno potuto consultare i rispettivi profili e prendere un appuntamento attraverso un moderno sistema di matching, ottimizzando la gestione del tempo a disposizione. Vediamo come.
Digitalizzazione al servizio degli eventi in presenza: l’app GAYA Events per il Career Day UniUPO 2022
La rivoluzione digitale che abbiamo attuato durante gli anni della pandemia da Covid – 19 e le innovazioni che abbiamo introdotto nel nostro metodo di lavoro ci hanno portati ad integrare la tecnologia sperimentata e collaudata fra il 2020 e il 2021 al servizio degli eventi in presenza.
Quando diciamo che la nostra app è perfettamente adattabile ad ogni esigenza dei nostri clienti è perché davvero possiamo creare un sistema su misura in base al tipo di evento.
Anche in questo caso, infatti, la nostra app è stata configurata tailor made, anche graficamente, rispettando l’immagine coordinata intorno all’evento.
#matchfirst, ecco cosa significa davvero
In particolare, grazie ai nostri partner di Digivents, abbiamo creato un sistema di matching bidirezionale ad uso di tutti gli utenti secondo il tipo di fruizione (studenti e aziende), creando form di registrazione con campi personalizzati in base all’admin dell’utilizzatore.
Studenti ed aziende hanno quindi inserito le rispettive informazioni – personali e professionali, come il curriculum nel caso degli studenti e documenti e media (video-presentazione, foto, grafici, presentazioni aziendali interattive) nel caso delle aziende – e hanno potuto consultare i profili, conoscersi e conoscere gli interessi reciproci online.
Il sistema ha permesso di incrociare le agende di studenti e aziende, entrambi con la facoltà di richiedere un appuntamento per il giorno del Career Day; è stata bidirezionale anche la scelta di accettare o meno una richiesta, così come è sempre stata permessa la possibilità di fare colloqui liberi senza appuntamento, nell’ottica di mantenere comunque la possibilità di farsi notare anche dal vivo.
Il sistema ha prodotto, alla fine del processo di matching, un’agenda personalizzata per ogni azienda e per ogni singolo studente che – attraverso il QRCode associato al proprio profilo, si è registrato ai nostri desk all’entrata senza fare code ed ha agevolmente raggiunto gli HR delle aziende grazie anche ad una comoda planimetria presente sull’app.
La comodità dell’app è proprio questa: sul proprio telefono o laptop – perché il sistema è pensato per la doppia fruizione – tutti gli utenti hanno potuto consultare le informazioni personali e quelle generali intorno all’evento ogni qualvolta gli fosse utile in un unico spazio virtuale.
Sull’app, per altro, è stato sempre attivo un help desk a cura del nostro personale che ha risposto personalmente ad ogni dubbio e difficoltà da parte degli utenti.
Digitalizzazione e privacy, modernità ed efficienza grazie alla segreteria organizzativa di GAYA Events.
Il nostro staff si è occupato di seguire passo passo anche la registrazione delle aziende coinvolte nell’iniziativa, supportandole nella compilazione dei form, nella redazione e nel caricamento dei contenuti e – soprattutto – nella gestione della privacy intorno all’uso del marchio.
Sappiamo quanto sia importante la protezione dei dati personali: per questo tutti i form che hanno compilato gli utenti sono stati redatti secondo le più rigide norme di trattamento dei dati previste dal GDPR. Così come l’applicazione che – in ogni sua parte – è stata studiata per essere compliance con la privacy di persone fisiche ed aziende.
Non solo: dato l’utilizzo di denominazione sociale e loghi aziendali abbiamo coinvolto il nostro ufficio legale per rispondere e modificare la privacy secondo i modelli di accettazione delle aziende.
Dato il panel molto variegato, ci siamo confrontati con ogni tipo di azienda, dalla realtà locale agli uffici italiani di grandi multinazionali e abbiamo adattato per loro – dopo un’attenta revisione da parte dei nostri avvocati – tutta la documentazione.
Il giorno dell’evento è stata una vera e propria soddisfazione per noi dello staff toccare con mano il frutto del nostro lavoro; infatti, nonostante la nostra pluriennale esperienza negli eventi, è sempre gratificante fare la propria parte lavorando in partnership con l’università e l’ufficio del job placement per aiutare i ragazzi giovani che si affacciano al mondo del lavoro ad apparire alle aziende in maniera professionale e proattiva.
Grazie all’Università degli studi del Piemonte Orientale che ha riposto in noi la sua fiducia, permettendoci di partecipare a questa bella iniziativa!
