Viaggi di lavoro: scopri quello che può andare storto

Organizzare viaggi di lavoro può essere molto importante, ma le variabili da prendere in considerazione per evitare imprevisti sono tante. Ecco alcuni consigli per un viaggio d’affari di successo.

I viaggi di lavoro può rappresentare un momento molto importante per un’azienda. A volte persino indimenticabile. Può essere perfino decisivo nell’esplorare nuove, potenziali occasioni di business. Ecco perché nella programmazione e organizzazione di un viaggio aziendale meglio non lasciare nulla al caso o affidarsi all’improvvisazione.

Viaggi di lavoro fai da te? Ahi ahi

Quanti turisti, ogni anno, prenotano online per risparmiare e poi si ritrovano in un luogo di vacanza dove l’appartamento prenotato non esiste letteralmente? Purtroppo non pochi. Nei viaggi aziendali forse questo rischio non c’è ma, in compenso c’è – ed è forte – il rischio di ritrovarsi in strutture che non rispettano gli standard e le aspettative.
Per organizzare un viaggio d’affari non basta certo visitare il sito web di una struttura o farsi inviare una brochure e un preventivo perché il rischio è quello di esporsi a tutta una serie di eventualità che possono andare storte.
Cosa può andare storto in un viaggio aziendale? Tutto o quasi. A partire dal viaggio fino alla struttura ricettiva e ad eventuali attività collaterali.

  • Voli in ritardo o cancellati
  • Scioperi improvvisi
  • Cancellazione o posticipazione del viaggio
  • Cambio improvviso del numero dei partecipanti

Solo per citare le eventualità più frequenti. Organizzare una trasferta può essere stressante e tutt’altro che semplice se non ci si affida ad un professionista. E il rischio di fare un buco nell’acqua è davvero dietro l’angolo.

Sono molti i motivi di un viaggio di lavoro: concludere delle trattative con un cliente straniero, presentare i tuoi prodotti o servizi nel corso di fieri o altri eventi, partecipare a un convegno, sondare nuove occasioni potenziali di business su nuovi mercati.
Ma prima dei dettagli operativi, meglio sgomberare subito il campo da equivoci: durante un viaggio di lavoro… si lavora. So che può sembrare un’ovvietà, ma non è così. Nell’organizzazione di un viaggio di lavoro bisogna mettere i clienti nelle condizioni migliori per poter lavorare serenamente e nell’avere a disposizione tutti quei comfort e quei dettagli che li aiuteranno ad essere ancora più performanti e motivati. Non stiamo parlando di turisti ma di business traveller.

Organizzare un viaggio aziendale: perché è meglio affidarsi ad un professionista esperto nell’organizzazione eventi e non ad una comune agenzia di viaggi

Molti pensano che l’organizzazione di un viaggio d’affari inizi dal volo o dalla scelta del mezzo di trasporto ideale per raggiungere la propria destinazione. Non è così.
Per prima cosa bisogna comprendere a fondo il motivo del viaggio. Questo è utile non solo per organizzare tutto in modo coerente, ma innanzi tutto per sapere cosa faranno i “viaggiatori”.

A differenza di una comune agenzia viaggi, che programma il viaggio aziendale in base alle offerte di catalogo, un professionista dell’organizzazione di viaggi aziendali deve individuare le soluzioni tecniche più opportune per la costruzione di un pacchetto su misura.
Si tratta di valutare:

  • Itinerari
  • Mezzi di trasporto
  • Transfer e/o noleggio auto
  • Assicurazioni
  • Visti d’ingresso nel Paese e controllo passaporti
  • Alternative nella scelta delle strutture ricettive
  • Servizi supplementari
  • Gestione dei rapporti con i fornitori dei servizi in loco
  • Condizioni climatiche
  • Situazioni politiche, economiche e sociali del luogo scelto

Insomma, tutti gli elementi utili a redigere il programma migliore a seconda delle esigenze dell’azienda cliente. Da quelli operativi fino a quelli “burocratici” che riguardano le modalità di cancellazione previste ed eventuali penali per l’annullamento nel caso in cui il viaggio d’affari dovesse essere annullato o posticipato improvvisamente.
Ma non è tutto: l’organizzatore è responsabile del viaggio aziendale nel senso che programma ed organizza il soggiorno dei dipendenti, dei clienti e di tutti gli altri partecipanti, verificando l’adeguatezza dei servizi proposti alle aspettative dei clienti.

Questione (anche) di tempo

Programmare viaggi di lavoro con anticipo è una buona idea… Peccato che questa ipotesi non sia sempre praticabile. Spesso, infatti, le trasferte all’estero vengono organizzate nel giro di pochi giorni a causa di impegni maturati in breve tempo, riunioni non previste ed evoluzioni dei progetti in corso d’opera.
Il ridotto tempo a disposizione è un’altra variabile che può compromettere l’organizzazione di un viaggio aziendale.
Come abbiamo visto, nell’organizzazione di una trasferta o di un viaggio aziendale sono tante le variabili che possono comprometterne la riuscita. Ecco perché affidare l’organizzazione alla segretaria o al personale interno piuttosto che ad una comune agenzia viaggi potrebbe non bastare ed esporre l’azienda al rischio di un clamoroso flop.
Meglio andare sul sicuro e affidarsi ad un professionista. Perché può fare la differenza.