4 idee per rendere il tuo evento perfetto

Chi l’ha detto che l’evento perfetto non esiste? Un evento, che si tratti di un meeting, di una convention o di qualsiasi altro tipo di manifestazione a carattere aziendale, per sua stessa natura deve essere qualcosa di unico. Qualcosa che i partecipanti ricorderanno con piacere ma, soprattutto, lo strumento per raggiungere gli obiettivi che l’azienda si era prefissata nel momento in cui ha deciso di organizzarlo.

Come rendere unico, indimenticabile (in una parola, perfetto) il tuo evento? Ci sono almeno 4 idee – o meglio aspetti fondamentali – da tenere sempre in considerazione e sono:

• Lo scopo dell’evento
• I partecipanti all’evento
• La scelta della location
• Definizione del budget

Elencati così possono sembrare ovvi, ma come vedremo in questo articolo, affrontare ognuno di questi aspetti nel modo corretto fa davvero la differenza tra un evento di successo e… Tutto il resto.
Vediamoli allora un po’ più nel dettaglio.

Qual è lo scopo dell’evento

Qual è lo scopo che si intende raggiungere attraverso questo incontro?

• Lanciare un nuovo prodotto/servizio
• Fare team building
• Rassicurare gli stakeholder
• Esplorare nuove occasioni di business con nuovi potenziali clienti

Cosa cambia? Tutto.

Nel momento in cui volete affidarvi a professionisti dell’organizzazione eventi, prima ancora di parlare di date, luoghi o dettagli tecnici, la prima cosa che dovete chiarire è proprio qual è lo scopo dell’evento. Starà poi al professionista indicarvi la strada migliore per raggiungere l’obiettivo.

Nessuno organizza un evento “tanto per fare”. E chi pensa di farlo andrebbe dissuaso immediatamente sia per la mole di lavoro che si troverà ad affrontare sia perché un evento generico senza uno scopo preciso non porta nessun beneficio all’azienda.

Chi parteciperà all’evento

Definire lo scopo è utile anche per individuare il target, ovvero il pubblico ideale che parteciperà all’evento aziendale. Naturalmente sapere chi sono i partecipanti e i relatori è fondamentale per “costruire” un evento perfetto, dalla scaletta della giornata ai dettagli apparentemente più insignificanti.

Chiaramente eventi ristretti solo su invito sono profondamente diversi da “eventi di massa” in cui la partecipazione è aperta a tutti. La maggior parte degli eventi aziendali sono su invito, ma nulla impedisce che un’azienda – specie quelle che operano nel mondo B2C – decida di organizzare un evento aperto al pubblico per aumentare la propria visibilità e migliorare la propria brand awareness verso il proprio target ideale.

Come scegliere la location perfetta per il tuo evento

Se i primi aspetti da prendere in considerazione sono obiettivi e partecipanti, subito dopo c’è la location. Gli ospiti hanno delle aspettative nel momento in cui si presentano al tuo evento, e tu devi rispettarle. Per riuscirci, la location dell’evento fa senza dubbio la differenza.

Inutile girarci troppo intorno: la prima impressione conta, eccome. E ogni invitato si fa una prima impressione ancor prima di entrare in sala, giungendo sul luogo dell’evento corporate

Le location per eventi sono moltissime, ci sono location per meeting, location per grandi congressi, location per matrimoni o location per eventi di gala di ogni tipo.
Non esiste in assoluto un luogo migliore di altri, ci sono semplicemente location più o meno adatte in base al tipo di evento da pianificare. Hotel di lusso, capannoni, centri congressi, castelli o agriturismo…. Non è un caso che la scelta della location per il tuo evento corporate arrivi subito dopo la definizione di obiettivi e partecipanti, perché sono proprio questi primi due aspetti a determinare la scelta del luogo ideale.
Alcune aziende si rivolgono ad agenzie specializzate nell’organizzazione eventi o event planner arrivando con una location già stabilita. Al netto di particolari esigenze societarie, questo rischia di rappresentare un limite molto condizionante.
Già, perché nell’organizzazione di un evento aziendale perfetto, la fase di pianificazione è essenziale ancor più della scaletta della giornata. Ecco perché l’ideale è quello di valutare più location, lasciandosi consigliare da chi si occupa di organizzazione eventi e valutando attentamente tutte le soluzioni prima di scegliere la location finale
A questo proposito, un consiglio pratico è quello, se possibile, di recarti in anticipo sul posto, ma non da solo/sola. Anche in questo caso la presenza di un organizzatore di eventi al tuo fianco può essere decisiva. La competenza e l’esperienza di un professionista può rivelarsi molto preziosa nella fase di scelta della location per:

• Visionare gli spazi effettivamente a disposizione
• Valutare il loro stato generale
• Prendere i primi contatti con lo staff
• Comprendere come si possono organizzare al meglio gli ambienti

Il budget per l’evento aziendale

Veniamo al quarto e ultimo “segreto” per organizzare l’evento perfetto: il budget a disposizione. L’errore che commettono molti professionisti dell’organizzazione eventi è quella di illustrare opzioni da sogno che fanno “innamorare” un’azienda dell’evento che si sta programmando ma assolutamente fuori budget.

Dal semplice stand per una fiera fino al castello o all’hotel di lusso per ospitare un evento strategico, tutto ha un prezzo. E, naturalmente, prima di “disegnare” la prima bozza di pianificazione è importante avere una stima realistica delle risorse a disposizione.

Prima ancora di consultare organizzatori di eventi e qualsiasi professionista o agenzia specializzata nell’organizzazione di meeting, congressi e altri eventi corporate, dovete essere voi a stanziare un budget di massima. Non si tratta solo di stabilire il “limite” da non superare ma di comprendere come organizzare al meglio le risorse: quando spendere per la location, quanto per il buffet, quanto per i gadget.

Nel momento in cui l’evento ha uno scopo ben preciso (e torniamo al punto uno) i fondi che utilizzi non vanno intesi come una spesa ma piuttosto come un investimento. E nessuno vuole sbagliare investimento. Ecco perché devi valutare attentamente le varie voci, tenendo in conto che potrebbero sempre esserci extra non previsti (attrezzature particolari, coffee break supplementari ecc.). Le variabili che possono far lievitare il costo di un evento sono molte, cerca quindi di definire un budget di massima che sia il perimetro entro cui muoversi.
D’altra parte, un professionista valido nell’organizzazione di eventi aziendali è quella figura che sa sfruttare al meglio il budget a disposizione distribuendo le risorse in modo da massimizzare il risultato finale.

Anche per questo il ruolo di un professionista dell’organizzazione di convegni e altri eventi corporate è essenziale per evitare l’insorgere di spese impreviste che facciano lievitare l’investimento finale superando il budget inizialmente stanziato.

Conclusione

Naturalmente ci sono molti altri aspetti che puoi prendere in considerazione per organizzare il tuo evento perfetto: dalla promozione dello stesso (che vedremo senz’altro in uno dei prossimi articoli) ai gadget e servizi aggiuntivi come foto, filmati e altri “dettagli” che poi dettagli non sono per l’azienda che vuole organizzare un evento perfetto.

Ma queste 4 idee sono senza dubbio gli elementi basilari più importanti che ogni azienda, al di là delle dimensioni e del settore merceologico, deve prendere in considerazione per rendere unico e indimenticabile il suo evento aziendale.

Sono i “comandamenti” fondamentali per qualsiasi iniziativa corporate nonché la base su cui costruire il successo dell’evento stesso. Come diceva il grande filosofo tedesco Friedrich Nietzsche: “La maestria è raggiunta quando, nell’esecuzione, non si sbaglia, né si indugia”.

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