In presenza e da remoto per accorciare le distanze in sicurezza: ecco perché scegliere un evento ibrido
Organizzare un evento di successo nel 2021 significa andare oltre la modalità da remoto che siamo stati costretti ad utilizzare nei mesi passati ed evolversi verso un evento ibrido. Questo significa superare la modalità esclusivamente online pur senza abbandonare del tutto il comfort e la sicurezza degli incontri da remoto.
Procediamo con ordine.
Sappiamo che il D.L. del 18/05/2021 ha ufficializzato la ripartenza per le fiere e cerimonie civili o religiose dal 15/06/2021 e per congressi, convegni ed eventi dal 1° luglio 2021.
Nelle zone bianche (ad oggi Friuli, Molise e Sardegna) sono state anticipate le ripartenze al 26/05/2021.
Sicuramente ottime notizie.
Tuttavia ci sono ancora difficoltà negli spostamenti (paure, fermi forzati da Covid) o possibili restrizioni tra Paesi.
La soluzione migliore per i corporate meeting restano gli eventi ibridi:
un ottimo modo per avere persone in presenza e da remoto in piena sicurezza e con un alto engagement.
Il giusto mix tra presenza e partecipazione virtuale da remoto.
Sicurezza per evento ibrido e congresso fisico
Sia per gli eventi ibridi con un numero limitato di presenti fisicamente, che per congressi o meeting fisici al 100%, auspicabili a breve termine, le parole d’ordine restano: sicurezza e digitalizzazione.
Il 25/05/2021 sono uscite le linee guide per congressi e fiere che sono praticamente quelle già indicate nel decreto legge n.33 2020 approvate dal D.L. del 18/05/2021.
Congressi e fiere: le regole per il 2021
- Il numero dei partecipanti valutato dagli organizzatori deve essere calcolato in base alla capienza degli spazi a disposizione.
- Distanziamento di 1 metro ad eccezione dei soggetti che non devono rispettarlo in base alle disposizioni vigenti (estendibile a 2 mt se al chiuso in base alla situazione epidemologica).
- Uso di gel disinfettanti e mascherina per ogni partecipante e possibile misurazione della temperatura.
- Utilizzo di materiale digitale al posto di quello cartaceo.
- Check in digitalizzati e relativo tracciamento dei partecipanti per almeno 2 settimane post evento.
- Riorganizzazione degli spazi con segnaletica di riferimento per il distanziamento e gli spostamenti.
- Mantenere aperte il più possibile finestre e porte negli spazi chiusi.
- I dispositivi dei relatori /moderatori devono essere disinfettati prima e dopo l’utilizzo.
- Nei guardaroba, indumenti e accessori devono essere in sacchetti porta abiti
- Pulizia e disinfezione degli ambienti e degli oggetti usati
- Impianti di sanificazione ed aerazione adeguati in relazione alla capienza
- Personale formato per garantire la comunicazione di tutte le informazioni necessarie per la sicurezza dell’evento.
E per i banchetti o il catering:
- Distanziamento tra i tavoli di almeno 1 mt
- Favorire gli spazi esterni o arieggiare gli spazi chiusi
- Buffet servito ai tavoli o self-service con porzioni monodose e confezionate
Eu Digital Covid Certificate: ecco cosa prevede il green pass
Sappiamo che dal 1° luglio entrerà in vigore anche il green pass, un certificato digitale che attesti uno di queste 3 condizioni per poter spostarsi liberamente tra Paesi anche stranieri:
- avere completato il ciclo di vaccinazioni con vaccini Pfizer, Moderna, Astrazeneca o Johnson&Jonhson (l’unico valido con 1 dose)
- essere in possesso di un tampone negativo per Covid-19 valido
- essere guariti dal Covid-19 con test sierologico di verifica
Sembrerebbe tutto, in realtà per garantire un evento ibrido o fisico in sicurezza un organizzatore deve prevedere ogni aspetto.
Assicurazioni e DVRE
Noi professionisti del settore eventi abbiamo stipulato pacchetti con i nostri partner assicurativi che garantiscono una copertura aggiuntiva legata al rischio di contagio da Covid 19 ed eventuali possibilità di rimborsi per quarantene obbligate.
Oltre a questo lo staff di Gaya Events & Communications si è debitamente formato partecipando a corsi specifici per la compilazione del DVRE (Dichiarazione Valore del Rischio Evento).
Tale procedura, adottata da Federcongressi di cui siamo soci, prevede diversi passaggi in fase pre, post evento e durante l’evento al fine di garantire un monitoraggio costante e continuativo della situazione epidemiologica e dei fattori di rischio, oltre al rispetto dei protocolli di sicurezza.
Che si tratti di un evento ibrido, di un congresso o convention in presenza, è basilare la serenità di affidarsi a professionisti del settore per poter gestire al meglio ogni step dell’evento.
Importante è anche sentirsi tranquilli di poter iniziare a programmare il tuo futuro meeting aziendale con il supporto di chi conosce ogni aspetto della sicurezza per garantire il successo del tuo evento.
Ti aspettiamo!
Eventi ibridi e fisici. Ecco le principali coperture assicurative
