Eventi virtuali vs eventi in presenza: un concentrato di opportunità

Eventi virtuali vs eventi in presenza. Oggi puoi cogliere i vantaggi delle due modalità per un evento di successo.

Oggi, parlare di eventi virtuali vs eventi in presenza, o meglio di eventi virtuali o in presenza è del tutto normale. 

Ma cosa sarebbe successo se lo avessimo fatto solo qualche mese fa? 

Se nel 2019 qualcuno avesse parlato di un qualsiasi evento avremmo subito pensato a un Evento Fisico, ovvero a un momento di condivisione pubblico o privato in presenza. Oggi la stessa parola ci porta (a volte impropriamente) a pensare a piattaforme virtuali come Zoom, Teams  e ad incontri da remoto.

Un evento virtuale è molto più che un link

Alcuni pensano che una semplice call su Zoom con numerosi partecipanti si possa definire Evento, ma non è così. Un Evento Virtuale è molto di più di un link mandato per e-mail.

Partiamo dall’inizio: 

• Perché dobbiamo organizzare un evento? 
• A chi ci rivolgiamo? 
• Quale obiettivo vogliamo raggiungere? 

Vediamolo con due semplici esempi.

 

CASO 1: Condivisione interna organizzazione progetto

Questo è il classico caso in cui, prima della pandemia, ci si sedeva tutti attorno al tavolo della sala riunioni dell’ufficio e il capo, con il responsabile del progetto, mostravano la presentazione al team. Con obiettivo puramente informativo.

Non era un evento prima e non lo è neppure oggi, motivo per cui questo tipo di incontri vengono fatti oggi sulle piattaforme virtuali prima citate come Zoom, Google Meet.

 

CASO 2: Presentazione nuovo prodotto ai clienti

Al contrario, in questa situazione rivediamo i veri eventi che avevano come obiettivi, sicuramente quello di presentare il prodotto, ma anche di:

• lasciare il segno
• generare un ricordo
• stimolare un’emozione
• costruire relazioni

Non è semplice scaturire emozioni e costruire relazioni in presenza, figuriamoci tramite uno schermo. Come si può pensare di realizzare qualcosa che lasci il segno sfruttando semplicemente gli strumenti che vengono utilizzati per le riunioni nel day by day? 

Sono davvero numerosi gli strumenti che la tecnologia mette a disposizione per creare eventi virtuali a grande impatto: 

• Video
• animazioni 3D
• live chat
• Gamification
• data collect
• servizio di assistenza tecnica 
• segreteria organizzativa 

(solo per citarne alcuni)

Averli a disposizione senza conoscerne le reali potenzialità è come tenere una Ferrari in garage. 

Gli eventi virtuali sono così tanto diversi dagli eventi fisici?

Certamente l’avvento degli Eventi Virtuali è stato dettato dalla necessità ma con il tempo si è evoluto e crediamo rimarrà per scelta poiché ciascun tipo di evento ha vantaggi rispetto all’altro.  

   

Eventi virtuali vs Eventi in presenza                                                                                                                                                              

Evento Fisico	Evento Virtuale
Possibilità di legare all’evento la visita di una città	Nessun vincolo o limitazione geografica per partecipanti e relatori
Incontro reale tra partecipanti	Incontro virtuale tra i partecipanti
Possibili limiti al numero di partecipanti	Nessun vincolo al numero massimo di partecipanti
Può essere declinato come evento green ma ha più impatto di un evento virtuale	Consente di avere un impatto più green
Tempo da dedicare allo spostamento per raggiungere la sede dell’evento	Risparmio di tempo per i trasferimenti

Organizzare un Evento Fisico è certamente un’esperienza arricchente e permette di avere momenti di lavoro intervallati da altri di convivialità (pranzi, cene, attività e visite), ma un evento come questo obbliga i venditori a dedicare del tempo ai trasferimenti che avrebbero invece potuto utilizzare per lavorare e portare risultati. 

In questi casi l’Evento Virtuale è molto più che una mera alternativa, ma potrebbe essere la scelta vincente che permette a tutti di raggiungere i risultati sperati.

 

Il futuro è negli eventi ibridi

Secondo noi il futuro degli Eventi sarà estremamente interessante grazie all’integrazione tra le due modalità. Avremo la possibilità di tornare agli Eventi Fisici che saranno inevitabilmente diversi da quelli che conoscevamo grazie a quanto appreso e impiegato negli Eventi Virtuali che verrà adattato per gli Eventi Fisici rendendoli più moderni, multicanale, digitalizzati e unici.