Eventi healthcare, come organizzarli

Le complessità degli incontri di natura medico-scientifica e i consigli per organizzare al meglio gli eventi healthcare…

Nel mondo dell’organizzazione eventi, tante agenzie si propongono come specializzate per eventi healthcare. Ma nella pratica, allestire un convegno o un congresso medico-scientifico non è così semplice.

Questo avviene perché eventi healthcare come congressi e i convegni medico-scientifici costituiscono il segmento maggiore di tutto il mercato congressuale. Tanto per avere un’idea, gli eventi di questo tipo organizzati ogni anno nel mondo sono oltre 30 mila.

Chi li promuove? Principalmente medici e società farmaceutiche e scientifiche.

In un mercato del genere, la concorrenza è ampia. Ecco perché gli organizzatori di eventi healthcare stanno provando ad allontanarsi dai tradizionali meeting e congressi puntando su schemi innovativi e originali.

Pianificare, commercializzare e gestire eventi healthcare e di carattere sanitario è un compito complesso. Lo è sia per la mole di documenti richiesti per tutte le normative che devono essere rispettate che per tutto il resto. Ecco perché la pianificazione degli eventi, in questo caso, potrebbe richiedere un po’ più di tempo e fatica rispetto a meeting e incontri di altri settori.

Salute è uno stato di completo benessere fisico, mentale e sociale e non semplicemente l’assenza di una malattia. Questo significa che quando si parla di healthcare, i temi alla base di un evento possono riguardare diversi macrosettori. Solo per citare i principali:

• Diagnosi

• Trattamenti

• Prevenzione di malattie

• Disturbi fisici e mentali

• Legislazione in materia sanitaria

Si tratta di un punto di partenza molto importante per inquadrare la prima criticità degli eventi healthcare: l’ampiezza e la complessità degli argomenti che si possono trattare. Senza contare che le nuove tecnologie e la telemedicina stanno letteralmente rivoluzionando il settore, aprendo nuove frontiere sia nell’ambito delle cure che nel rapporto medico-paziente. Parafrasando una celebre battuta di Aldous Huxley: “La medicina ha fatto così tanti progressi che ormai più nessuno è sano.”

Scherzi a parte, tutti gli eventi seguono uno schema più o meno fisso che si possono riassumere in:

• Pianificazione

• Promozione

• Svolgimento

• Follow-up

Quello che devi sapere prima di organizzare eventi healthcare

Quando si organizzano degli eventi healthcare, seguire questo schema non è sufficiente. Perché serve prima di tutto un’analisi di scenario molto più approfondita rispetto ad eventi più “leggeri” che riguardano magari sport o tempo libero.

Partiamo da una ovvietà, tanto per rendere l’idea. La normativa per la pubblicità dei farmaci, in Italia, ha regole piuttosto rigide che permette la pubblicità dei soli farmaci da banco (OTC) e, solo da pochi mesi il Consiglio di Stato ha autorizzato quella dei medicinali SOP (senza obbligo di prescrizione). Per saperne di più, leggi il decreto legislativo 219 del 2006 relativa al codice comunitario sui medicinali. Questo è solo un esempio di come il campo d’azione per un organizzatore possa restringersi e complicarsi.

Il punto è che bisogna studiare. Studiare molto. Imprecisioni o generalizzazioni sono assolutamente vietate in ambito medico scientifico. Quindi, anche chi si occupa dell’evento dovrà documentarsi attentamente sulle tematiche trattate e, perché no, chiedere consiglio agli addetti ai lavori.

Questo non significa leggere trattati medici o studiare intere pubblicazioni scientifiche, ma avere ben chiaro qual è l’argomento del congresso/convegno, la sua storia, il suo sviluppo negli anni e quali sono gli scenari futuri.

L’analisi dello scenario rappresenta il primo passo nella progettazione di un evento healthcare. Perché solo attraverso l’iniziale acquisizione di informazioni è possibile comprendere in maniera più precisa le caratteristiche del congresso e/o convegno che si intende proporre.

Sarà anche l’occasione per evidenziare sia le strategie più idonee sia gli eventuali ostacoli.Oltre alla definizione del budget e alle individuazione di sede e data, sarà fondamentale stimare correttamente i tempi di realizzazione dell’evento.

Altra questione fondamentale è quella che riguarda patrocini, sponsor e partnership. Nel mondo medico scientifico, società e organizzazioni di categoria sono tante e profondamente diverse tra loro, perciò è importante stabilire chiaramente insieme al committente chi sono i soggetti che eventualmente lo affiancano durante l’evento e

Quando l’evento si tiene in un centro congressi l’organizzazione è più “semplice” perché spesso ci si può interfacciare con operatori abituati a gestire eventi di questo tipo. Ma se la location scelta è “unconventional” cosa che accade sempre più spesso, chi organizza l’evento healthcare dovrà fare tutto da solo o quasi.

Organizzare congressi o convegni medico-scientifici non è semplice. Ma è un banco di prova importante per distinguere i veri professionisti dell’organizzazione eventi da tutti gli altri…

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