Come organizzare un evento virtuale

In tempi di pandemia ed emergenza coronavirus organizzare un evento virtuale è fondamentale per moltissime aziende e il settore viaggi ed eventi ha dovuto adeguarsi. Ecco alcuni consigli utili…

Fino a qualche anno fa, organizzare un evento virtuale era pressoché impensabile specie per gli addetti ai lavori. Sia perché viviamo in un’epoca di grande mobilità, in cui la libertà di movimento è sempre stata scontata sia perché, come abbiamo visto in altre occasioni, negli eventi sono le relazioni umane a fare la differenza.

Ma l’insorgere del Covid – 19 e la sua conseguente diffusione sul pianeta hanno portato ad un ribaltamento della prospettiva con la chiusura di frontiere regionali, nazionali e internazionali. In un momento di azzeramento delle possibilità di movimento, il settore viaggi ed eventi si è trovato a far fronte ad una situazione completamente nuova.

La sfida è stata quella di riorganizzarsi. In questa riorganizzazione, un ruolo essenziale l’hanno svolto la tecnologia e l’infinito numero di strumenti che permettono la connessione da remoto di centinaia e addirittura migliaia di persone in tutto il mondo.

In poche parole la possibilità di organizzare un evento virtuale.

Come trasformare un evento fisico in un evento virtuale?

Trasferire tout court un evento fisico in qualcosa di virtuale non è pensabile. Il rischio concreto è quello cadere in un flop clamoroso…

Non basta certo pensare di riproporre semplicemente online quanto organizzato per un evento in presenza. Perché una nuova modalità di interazione richiede un ripensamento dell’intera strategia comunicativa. Per organizzare un evento virtuale di successo è quindi necessario innanzitutto stabilire una strategia definita. E poi scegliere il supporto tecnico più adatto alle proprie esigenze.

Come vedremo tra poco, sono moltissimi i tools a disposizione di chi vuole organizzare un evento virtuale, alcuni perfino gratuiti o quasi. Ma non tutti sono utilizzabili allo stesso modo e con le stesse finalità.

Inoltre, è necessario rivedere i contenuti dell’evento per poterli adattare alla realtà virtuale.

Mantenere alta l’attenzione dei partecipanti quando questi sono seduti davanti al computer è molto più difficile rispetto ad una sala meeting, soprattutto considerando che la possibilità di intervento negli eventi virtuali di grandi dimensioni è spesso molto limitata.

Gli interventi streaming devono quindi essere più sintetici e di durata inferiore (massimo 2/3 ore) rispetto ai meeting in presenza. E devono essere integrati con strumenti di interazione e coinvolgimento che aiutino a mantenere vigile l’audience.

Nell’evento virtuale si perde inoltre il rapporto face-to-face così importante per creare relazioni di fiducia e connessioni interpersonali. Per questo è importante investire nella creazione di spazi socializzanti tramite sotto sessioni che, rivolgendosi a gruppi più ristretti, danno maggiori possibilità di interazione e socializzazione.

Quali strumenti possono essere utilizzati per organizzare un evento virtuale?

Come già anticipato, esiste una grande offerta di tools per l’organizzazione di eventi virtuali, capace di rispondere a tutte le possibili richieste ed esigenze dell’organizzatore e del cliente finale. Senza la presunzione di essere esaustive, cercheremo di fornire un quadro delle principali possibilità offerte nel panorama dei meeting online.

Per eventi di grandi dimensioni e dal carattere informativo, è possibile utilizzare piattaforme di streaming massivo che permettano di trasmettere l’evento a un numero enorme di persone (fino a decine di migliaia di partecipanti) in tutto il mondo con, tuttavia, una possibilità di interazione spettatore – relatore molto bassa.

Al contrario, per eventi che richiedono l’intervento diretto e il coinvolgimento dei partecipanti, ci sono diversi strumenti per le videoconferenze che garantiscono un livello di interazione massimo.

Non mancano tuttavia strumenti che integrano le possibilità dello streaming massivo con quelle delle videoconferenze con la creazione di sale virtuali parallele per sessioni multiple, di vetrine sponsor, di tour virtuali, di record and on demand access alle registrazioni e ai contributi coinvolti nell’evento.

Gli eventi più sofisticati possono essere organizzati all’interno di studi professionali con i relatori in presenza che, con il supporto di attrezzature e tecnici altamente qualificati, contribuiscono a dare ai partecipanti l’impressione di essere presenti e a mantenere alta l’attenzione degli spettatori.

Non mancano inoltre offerte che, tramite l’utilizzo del green screen, permettono la creazione di sfondi dedicati pur rimando presso l’azienda. Occhio solo a non indossare cravatte o pochette verdi, altrimenti un ridicolo effetto trasparente è assicurato (avete presente il personaggio inventato da Teo Teocoli qualche anno fa per “Mai dire Gol”?).

Insomma, la tecnologia permette così di dare spazio alla fantasia con la scelta di scenari che nella realtà sarebbero irraggiungibili o troppo costosi.

Streaming e videoconferenze, che siano da casa o dagli studi, possono essere integrati con altri interessanti strumenti quali piattaforme e gestionali per eventi. Soluzioni che permettono di strutturare e organizzare i meeting, congressi e fiere in modo sempre più efficiente favorendo modi sempre nuovi di comunicare e coinvolgere i partecipanti, fattore essenziale soprattutto negli eventi virtuali.

Perché organizzazione logistica dell’evento virtuale a parte, è il tasso di engagement dei partecipanti che ne decreta la riuscita.

Le piattaforme offrono diversi servizi di segreteria organizzativa favorendo, con la loro elasticità e adattabilità alle singole esigenze, una gestione ottimale e sempre più digitalizzata di:

procedure di check-in
iscrizione alle sessioni
invio comunicazioni pre e post evento (oltre che in tempo reale durante l’evento stesso)

Inoltre, queste piattaforme permettono la creazione di siti dedicati all’evento e/o app per iOS e Android che danno ai partecipanti la possibilità di usufruire dei contenuti informativi e streaming dell’evento da qualsiasi luogo e da qualsiasi device. I siti e le app sono completamente personalizzabili nella grafica e nei contenuti e includono tutte le informazioni necessarie come programma, orari degli interventi, scheda relatori, vetrina sponsor, oltre ai link per l’accesso alle sessioni streaming.

Ci sono inoltre numerose altre funzionalità che contribuiscono ad una maggiore fruibilità e interazione da parte dei partecipanti anche durante lo streaming, per citarne alcuni troviamo:

le survey (domande a risposta multipla)
gli instant polls (sondaggi istantanei con immediato calcolo delle percentuali di risposta),
le live questions (la sezione Q&A permette di fare domande ai relatori in tempo reale)
il social wall che, integrando i social network, permette ai partecipanti di condividere i propri contenuti relativi all’evento (foto, video, commenti…).

Come favorire il coinvolgimento dei partecipanti?

Per i più tecnologici, è possibile implementare ulteriormente i siti e le app con l’aggiunta di servizi di gamification che, attraverso il gioco e il divertimento, contribuiscono a mantenere viva l’attenzione del partecipante.

Ad esempio, è possibile inserire dei quiz dedicati all’evento.

Oppure chiedere ai partecipanti di contribuire alla creazione di una nuvola di parole che diventi sintesi dell’evento. Inoltre, si possono organizzare concorsi aperti ai partecipanti chiedendo agli invitati di caricare sul social wall dell’app la foto o il video più bello in linea con il tema dell’evento.

Così come è possibile creare un sistema di bonus e servizi extra da destinarsi ai membri che partecipano in maniera più attiva alle sessioni.

Un’altra interessante offerta nel panorama degli eventi virtuali, che cerca di superare ulteriormente la mancanza di presenza fisica, è l’utilizzo delle tecnologie 3D.

Ideale per l’organizzazione virtuale di fiere ed eventi a più sessioni, è la possibilità di creare mappe 3D dello spazio espositivo in cui i partecipanti possano muoversi con il cursore da uno stand all’altro. E, cliccando sullo spazio d’interesse, ricevere tutte le informazioni in relative allo sponsor/ espositore, ai prodotti esposti e alle presentazioni streaming previste. Inoltre, per un’audience più giovane e più avvezza alle consolle dei videogiochi, è possibile organizzare eventi in spazi virtuali ricreati nei minimi dettagli in cui muoversi con il proprio avatar e interagire con gli avatar degli altri partecipanti.

Inoltre, si è sviluppata una ricca offerta di attività di team building virtuali (di cui parleremo nel dettaglio in un articolo dedicato) che permette di inserire nei meeting virtuali dei momenti ludici favorendo il coinvolgimento e la socializzazione.

L’importanza di affidarsi ad un esperto del settore

Come abbiamo visto, organizzare un evento virtuale non è semplice. Le nuove tecnologie per gli eventi da remoto offrono moltissime risorse che possono rispondere alle più svariate esigenze.

Ma proprio questa offerta ampia e diversificata rischia di complicare la scelta, soprattutto se si tratta della prima esperienza con questo nuovo modo di interagire.

Quale saranno i tools migliori per l’evento virtuale che devo organizzare? Non esiste una risposta univoca perché tutto dipende da una serie di fattori che vanno valutati con attenzione. Anche se i costi di un evento virtuale sono di solito più ridotti rispetto a quelli di un evento tradizionale dal vivo, non è il caso di sbagliare, vero?

Ecco perché nella fase di pianificazione ed organizzazione di un evento virtuale in questi tempi anomali e difficili per tutti, è ancora più importante che mai affidarsi a event manager che possano aiutare l’azienda a definire la nuova strategia comunicativa e a scegliere lo strumento online che meglio risponde alle esigenze dell’evento in programma.