Quali sono le differenze e le caratteristiche di eventi come Workshop, meeting e congressi…

Capita, a volte, che un cliente ci contatti chiedendo informazioni/preventivi sull’organizzazione di un evento aziendale ma che faccia confusione – o semplicemente non sappia ancora esattamente – che tipo di evento desidera costruire insieme a noi.

Magari sarà successo anche nella tua azienda….

La prima cosa che devi sapere è che questo è del tutto normale.

Confondere workshop, meeting e congressi come altre tipologie di evento è piuttosto frequente. E non è certo colpa del cliente.

Spesso, infatti, nel linguaggio comune o sul web, questi termini vengono utilizzati in modo poco appropriato e così chi sta cercando informazioni a questo proposito si trova spiazzato. Per questo motivo, noi di Gaya Events abbiamo deciso di scrivere questo articolo nel quale analizzeremo in modo semplice e veloce le principali caratteristiche di congresso, meeting e workshop cercando di tracciare un quadro sulle differenze che distinguono l’uno dall’altro.

Pronti?

Si parte…

Eventi aziendali: che cosa è un congresso

Iniziamo con una piccola, doverosa precisazione. In tv o sui giornali ti sarà capitato senz’altro di sentir parlare di congresso di partito. Devi sapere infatti che ogni partito politico organizza periodicamente dei congressi nel corso dei quali elegge i propri dirigenti e discute le linee guida programmatiche per il futuro.

Ma un congresso di partito non è un congresso aziendale.

Per un’azienda o un’organizzazione, un congresso rappresenta un evento ufficiale al quale un gruppo di persone e dirigenti con i medesimi interessi culturali e professionali e/o che si riuniscono per poter discutere e deliberare su problemi di interesse comune. Non si tratta quindi né di un evento interno ad un’impresa né di un momento aperto al pubblico ma di un’occasione nella quale si trattano argomenti d’interesse comune ad un determinato settore.

Un’azienda che organizza un congresso, dunque, inviterà presumibilmente, oltre al proprio management, esperti esterni e altre personalità istituzionali per trattare temi specifici di grande attualità e che avranno sviluppi decisivi per il proprio mercato.

Per fare un esempio concreto possiamo pensare che un’industria farmaceutica decida di organizzare un congresso relativo alla regolamentazione sulla vendita dei farmaci e, per questo, inviti dirigenti del Ministero della Sanità al fine di illustrare i provvedimenti, ma anche esperti esterni e perfino competitors per approfondire, grazie ai loro contributi, temi che riguardano l’applicazione di queste norme, benefici e rischi per il settore e “disegnare” insieme i possibili sviluppi futuri e le azioni conseguenti. Spesso i congressi vengono confusi con i convegni. In effetti si tratta di tipologie apparentemente simili, ma un convegno è un evento spot mentre il congresso (e questo sì, come quelli politici) ha una cadenza periodica.

Significa che annualmente, oppure secondo un calendario prestabilito, chi organizza un congresso definisce in anticipo un titolo per l’evento e decide di svilupparlo secondo un percorso prestabilito.

Altra differenza è, spesso, nella durata dell’evento. Mentre i convegni di solito hanno una durata massima di una giornata, i congressi sono più lunghi e strutturati e possono durare anche due o tre giorni secondo un calendario preciso già fissato.

Nel congresso, come nel convegno del resto è proprio l’organizzazione degli argomenti, degli interventi e del calendario delle attività principali e collaterali a fare la differenza perché si tratta appunto di un confronto che non si esaurisce nel giro di poche ore. Un congresso, solitamente, non è aperto al pubblico ma è solo su invito, tuttavia lo scopo è anche quello di comunicare l’esito dello stesso ecco perché si invita alla stampa alla quale sono riservati momenti specifici a margine dell’evento per intervistare i partecipanti e darne notizia sui media.

Eventi aziendali: che cosa è un meeting

Un meeting, letteralmente un incontro, non è altro che un evento nel quale un gruppo di persone con interessi simili che viene organizzata per discutere e approfondire temi di interesse comune. Rispetto ad un congresso che affronta un tema specifico, i meeting sono solitamente più ampi (non generalisti) e consentono di affrontare temi da diverse prospettive. Anzi, la forza di un meeting è proprio nella possibilità di trattare argomenti simili ma attraverso punti di vista e interessi differenti.

Rispetto ad un congresso dove i partecipanti (anche se si tratta di centinaia di persone) intervengono e partecipano solo su invito, il meeting è aperto. Il che non significa che chiunque può presentarsi liberamente al desk della registrazione perché per organizzare un meeting è indispensabile pensare ad un sistema, online o cartaceo, di registrazione preventiva di modo che gli organizzatori sappiano esattamente chi e quanti parteciperanno.

Mentre un congresso è aperto agli interventi di tutti i partecipanti, un meeting segue una scaletta nella quale i relatori si alternano sul palco e i partecipanti possono confrontarsi col loro separatamente, prevedendo uno spazio per le domande alla fine di ciascun intervento piuttosto che in tavole rotonde o gruppi di lavoro specifici.

Eventi aziendali: che cosa è un workshop

Con il workshop dobbiamo “scordarci” le folle di centinaia di persone che possono caratterizzare congressi e meeting perché siamo di fronte ad un evento più ristretto.

In questo caso i partecipanti vengono individuati secondo un processo di selezione più rigoroso proprio perché lo scopo del workshop è quello di un momento pratico dove l’interazione fra i partecipanti diventa essenziale.

Questo significa che non ci sono spettatori ma partecipanti che diventano protagonisti attivi del workshop partecipando alle discussioni, confrontandosi e condividendo le proprie idee.

Conclusioni

Conclusioni

Abbiamo visto le principali caratteristiche di workshop, meeting e congressi. Come abbiamo sottolineato all’inizio dell’articolo, le differenze tra queste tre tipologie sono a volte sottili e quindi può succedere che un’azienda scelga di organizzare un meeting con alcune caratteristiche o momenti tipici di un congresso o viceversa.

Il punto è che si tratta di momenti di confronto dove le parole non possono rimanere chiacchiere al vento. Lo scopo di tutti e tre, infatti, è quello di giungere a delle conclusioni che, in qualche modo, orienteranno delle azioni future, sia a livello strategico che operativo, che le aziende e le organizzazioni coinvolte intraprenderanno.

Inutile essere pignoli, perché c’è un denominatore comune a tutti questi eventi che è l’organizzazione. Pianificare in modo professionale un congresso, un meeting o un workshop è esattamente quello di cui c’è bisogno per avere la garanzia di poter gestire eventi complessi e strutturati soddisfacendo le esigenze specifiche dell’azienda o dell’organizzazione. Perché, come abbiamo già detto in altri articoli, prima ancora di stabilire come gestire un evento aziendale, è importante avere ben chiaro cosa si vuole ottenere dallo stesso. Non si tratta solo di eventuali ritorni economici o di visibilità, i motivi per organizzare un evento possono essere molteplici. Definirli è il primo passo verso il successo.

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