Eventi Ibridi ed Edutainment: gli ingredienti vincenti

Un evento ibrido e all’insegna dell’Edutainment

In questo articolo analizzeremo il caso specifico di un evento ibrido che noi di Gaya Events abbiamo organizzato per uno dei nostri clienti. Non solo ibrido, per la verità, perché si tratta di un incontro particolare che ha saputo unire education ed entertainment.

Ma procediamo con ordine…

Un evento ibrido e all’insegna dell’Edutainment

Nella fattispecie l’azienda ci racconta di voler coinvolgere i professori e gli studenti delle scuole di specializzazione in tutta Italia in una competizione all’ultima risposta che possa rappresentare al contempo un’occasione di conoscenza reciproca ma anche di stimolo alla formazione.

Una bella novità rispetto ai corsi di formazione standard e agli eventi trade per conoscersi!

Ecco perché ha subito catturato l’entusiasmo del nostro staff che ha ideato, insieme al team di project manager dell’azienda, un progetto di evento ibrido – in parte svolto online e in parte in presenza – che raccogliesse le esigenze di comunicazione e di incentivazione dell’azienda.

In particolare, grazie ad un lavoro di segreteria molto serrato, siamo riusciti a coinvolgere ben 34 scuole di specializzazione su 35 che hanno partecipato al “quizzone”, sfidandosi nella prima parte di eliminatorie online e poi dai quarti di finale in presenza, durante il Congresso di riferimento.

Gli studenti sono stati molto partecipi in tutte le fasi, specie nella preparazione delle domande – con un grado di difficoltà più o meno alto e sottoposte al vaglio di un revisore scientifico – che poi sono state estratte per comporre il quiz.

Per la prima parte di eliminatorie online è stato preziosissimo l’aiuto e l’intrattenimento fornito dal nostro Davide di Active Events, una società che fa parte del nostro network di relazioni virtuose che abbiamo coinvolto per dare sin da subito all’evento quel tocco di creatività e intrattenimento necessario per tenere alto il livello di coinvolgimento di tutti i partecipanti e smorzare la tensione quando “il gioco si faceva duro”.

In più, abbiamo potuto utilizzare – grazie a questa nostra partnership – una piattaforma online del tutto dedicata all’evento e configurata secondo l’immagine coordinata con la quale abbiamo deciso di connotare tutto l’evento perché fosse riconoscibile anche a colpo d’occhio.

Dopo una mattinata di sfide all’ultima risposta, sono rimaste in 8 le squadre ancora in sfida che si sono confrontate nella seconda e ultima fase dell’iniziativa svolta in presenza.

Trasformare le sfide e le difficoltà in nuove opportunità

Gli studenti e i professori delle scuole di specializzazione coinvolte hanno a questo punto caldeggiato la possibilità di includere nel Congresso la fase finale della competizione, cambiando i piani iniziali.

La sfida per il nostro staff – a questo punto – è stata anche cogliere come opportunità e non come ostacolo il cambio di programma rispetto alla fase in presenza dell’evento!

Ci siamo quindi dovuti riorganizzare completamente per rispondere alle esigenze anche congressuali.

Forti della nostra organizzazione interna, però, questo imprevisto non ha comunque rappresentato un problema. Lo diciamo sempre, infatti: sarebbe impossibile svolgere il nostro lavoro senza quella flessibilità che ci contraddistingue e ci fa trovare soluzioni alternative, a volte anche stimolando di più la nostra creatività, per risolvere i problemi.

Il progetto di allestimento della sala è stato curato nei dettagli dal nostro staff insieme ai ragazzi di Mixer Eventi, in particolare nella persona di Stefano Monguzzi che ci ha accompagnate in tanti altri eventi negli anni e che, anche in questo caso, ha dato il meglio della sua professionalità ed esperienza pluriennale nel settore perché tutto – anche a livello tecnico – funzionasse senza intoppi.

Una volta allestita la cornice, l’evento ha avuto luogo in un’atmosfera un po’ tesa resa più spigliata e divertente grazie alla poliedrica Debora Villa, nota attrice e comica italiana che ha presentato e condotto tutta l’ultima parte dell’evento, dalla fase calda del quiz alla premiazione dei vincitori.

L’evento nel suo complesso si è rivelato un gran successo: i partecipanti erano molto entusiasti e soprattutto è stato pienamente centrato l’obiettivo dell’azienda!

Possiamo realizzare progetti come questo su misura per ogni cliente che decide di affidarsi a noi!