Come organizzare un congresso in 5 passi. I consigli di GAYA Events

I congressi sono una delle sfide più importanti per gli organizzatori di eventi e non solo. Per organizzare un congresso di successo, segui questi semplici consigli

Nell’era di internet e della comunicazione digitale la partecipazione agli eventi professionali non conosce flessione: l’evento aggregativo “reale” – come un congresso o un convegno – è ancora considerato il mezzo più efficace per trasmettere e condividere il sapere, costruire relazioni professionali, avviare rapporti di collaborazione e stimolare nuove idee. 

Il successo del format evento risiede nel potere dell’incontro faccia a faccia fra le persone, capace, molto più di una mail o di una videoconferenza, di costruire fiducia, ispirare pensiero innovativo e generare opportunità. 

Quali differenze tra congresso e convention 

Il congresso è definito come un incontro formale fra molti professionisti che si riuniscono per dibattere idee o problemi legati ad una disciplina accademica, settore professionale o tema specifico. 

Si distingue da un Convegno e da una Convention per diverse ragioni: 

• è periodico, rinnova il suo invito di solito una volta all’anno; 
• è rivolto a specifiche categorie professionali;
• è un’occasione per certificarsi ed aggiornarsi per specifici gruppi di professionisti;
• nell’80% dei casi in Italia è parte del programma ECM;
• La quasi totalità dei Congressi organizzati sono eventi residenziali di almeno 2-3 giorni. 
• La stragrande maggioranza dei Congressi organizzati a livello internazionale e nazionale attiene al mondo medico-scientifico. 

Devi organizzare un congresso scientifico?

1. Primo passo: ECM sì o no? 

La prima valutazione da fare se si sta pensando di organizzare un congresso in campo medico-scientifico è la scelta di iscriverlo nel programma Educazione Continua in Medicina o meno. 

Vantaggi: 

• Il partecipante sarà più invogliato ad iscriversi perché conseguirà i crediti ECM necessari per la sua formazione; 
• Riconoscimento da parte della comunità scientifica del valore dell’iniziativa;
• Eco maggiore presso la categoria professionale di riferimento. 

Svantaggi: 

• Minor libertà di promozione per gli sponsor;
• Maggiori vincoli burocratici;
• Nessuna possibilità di mostrare apparecchiature con brand visibile. 

Naturalmente la questione riguarda anche e soprattutto i fondi destinati all’organizzazione di un Congresso e dagli sponsor che si vogliono coinvolgere. 

Nel caso si decidesse per l’accreditamento è necessario affidarsi ad un provider ECM che è l’unico soggetto che il Ministero della Salute e l’AGENAS riconoscono e abilitano per legge ad erogare attività di formazione e accreditarle al programma. 

Il provider ECM è il responsabile e garante della qualità e dell’indipendenza della formazione nonché della conformità alle norme delle modalità di erogazione della stessa. È infatti responsabile della nomina del comitato scientifico che ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider stesso e di identificare, per ogni evento, un responsabile scientifico garante della qualità dei contenuti erogati e incaricato di curare il reclutamento di docenti/tutor/formatori.

Quante più specializzazioni il provider vuole includere nel suo paniere, tanto più ampia e variegata dovrà essere la composizione del suo comitato di specialisti. 

Chi sponsorizza il congresso?

2. Regole per gli sponsor: cosa si può e cosa non si può fare

Le regole che le aziende si sono date per sostenere gli eventi di formazione in campo sanitario toccano diversi aspetti, vediamoli insieme. 

• INVITO 

Lo sponsor deve inviare l’invito alla struttura sanitaria almeno 60 giorni prima dell’evento, la quale indica il professionista che parteciperà all’evento. 

• OBBLIGO DI TRASPARENZA SUI TRASFERIMENTI DI VALORE 

il trasferimento di valore è sia il contributo economico dell’azienda per finanziare eventi formativi realizzati da terzi sia la spesa che l’azienda sostiene a favore di un operatore sanitario che partecipa alla formazione da essa organizzata. 

Il codice deontologico obbliga le aziende a rendere pubblico l’ammontare dei trasferimenti di valore a favore di organizzazioni sanitarie e dei finanziamenti diretti o indiretti a eventi effettuati tramite strutture sanitarie o terze parti. 

Anche i trasferimenti di valore a favore di operatori sanitari devono essere resi pubblici sul sito aziendale. 

• OBBLIGO DI ATTINENZA TEMATICA

Le aziende possono sponsorizzare solo congressi su temi connessi al loro ambito di attività e invitarvi i medici se esiste attinenza fra il tema della manifestazione e la specializzazione del medico. 

• DISPOSIZIONI SU VIAGGI E SOGGIONI 

La partecipazione delle aziende agli eventi deve essere improntata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. Si possono offrire pertanto solo viaggi in classe economica e soggiorno in alberghi con un massimo di quattro stelle. Le aziende, per altro, non possono organizzare o sponsorizzare eventi che si svolgono in mete turistiche nel periodo di alta stagione. 

• VIETATI PROGRAMMI SOCIALI E TURISTICI 

Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare iniziative di tipo sociale, culturale o turistico nell’ambito di congressi. Sono consentite solo le cene sociali organizzate dal congresso per tutti i partecipanti. È esclusa l’ospitalità per accompagnatori sotto qualsiasi forma. 

L’ospitalità offerta dalle aziende deve limitarsi a viaggio, alloggio e pagamento della quota di iscrizione e l’eventuale quota per i pasti non deve superare i 60 euro per operatore. 

Chi sono i professionisti che possono aiutarti nell’organizzazione?

3. I Professional Congress Organizer: chi sono e perché hai bisogno di un professionista per il tuo congresso. 

La figura specializzata che si occupa dell’organizzazione del congresso è il “Professional Congress Organizer”, PCO. 

La progettazione, realizzazione e gestione finanziaria e amministrativa di un congresso non possono essere curate da personale non adeguatamente preparato; sono aspetti che necessitano delle competenze specifiche di un organizzatore professionale. 

Gli aspetti più vantaggiosi dell’appalto dell’organizzazione ad un’agenzia PCO come GAYA Events sono primariamente: 

• La conoscenza del mercato e delle tendenze;
• Il rapporto più stretto con i fornitori tecnici e di servizi con conseguente maggior possibilità di contrattazione; 
• L’abitudine a scadenziari molto serrati, con conseguente capacità di time management efficiente;
• La gestione logistica dell’evento, il coordinamento dei fornitori, le operazioni di allestimento e finalizzazione

Ma non solo! 

Un altro aspetto cruciale è la comunicazione dell’evento: nati come solo braccio destro operativo delle segreterie congressuali, le agenzie PCO hanno allargato le proprie aree di competenza sino ad arrivare allo sviluppo dei temi del marketing e del design dell’evento, inteso come la disciplina che consente di trovare format e contenuti più adatti per aumentare l’efficacia dei meeting e migliorare l’esperienza dei partecipanti. 

Molto spesso, per altro, le agenzie PCO lavorano anche con le aziende, organizzandone le convention, i lanci di prodotti, gli eventi motivazionali e di marketing: una contaminazione di competenze che ci porta ad essere consulenti a tutto tondo. 

Quello che devi assolutamente sapere prima di organizzare un Congresso

4. I “Must Have” da considerare per l’organizzazione di un Congresso

Sono moltissimi gli aspetti da considerare nell’organizzazione di un Congresso, vediamo un elenco in dettaglio degli aspetti cruciali ai quali l’agenzia a cui ti affidi per organizzare l’evento deve prestare attenzione.

• Event Management: 
  • Assistenza nella stesura della candidatura
  • Progettazione strategica dell’evento
  • Piano economico-finanziario dell’evento
  • Assicurazioni
  • Sviluppo del programma
  • Ricerca e gestione relatori
  • Ricerca e gestione sponsor
  • Vendita e gestione area espositiva 
  • Ricerca, selezione e contrattazione sede dell’evento
  • Gestione inviti ed iscrizioni 
  • Software (eventuale) di gestione congressuale
  • Gestione abstract 
  • Negoziazione e coordinamento fornitori (allestitori, servici tecnici ecc)
  • Gestione dell’evento onsite

• Ospitalità
  • Ricerca, prenotazione e gestione accomodation
  • Gestione food&beverage
  • Prenotazione voli e treni 
  • Gestione trasporti e transfer 
  • Organizzazione cene e attività sociali
  • Organizzazione eventuale programma accompagnatori 

• Comunicazione: 
• Realizzazione e gestione del sito internet e/o landing page dedicata all’evento
• App dell’evento 
• Social Media Management
• Campagne di Comunicazione e marketing online e offline
• Attività di Ufficio Stampa 
• Realizzazione stampa e materiali di comunicazione 
• Cartellonistica e Segnaletica. 

La pianificazione economica dell’evento

La pianificazione economica dell’evento: tenere sotto controllo costi e ricavi con un budget funzionale.

Una volta messi a punto progetto, obiettivi e tempi del congresso è necessario stenderne il budget, ovvero redigere un documento di pianificazione di costi che mostra quali sono le risorse economiche a disposizione e quali le spese da sostenere per realizzare l’evento.  

Il budget preliminare – diverso dal consuntivo che si redige a fine evento – è lo strumento che guida tutte le scelte economiche legate all’evento. 

La sostenibilità economica del congresso è un tema centrale: in base all’efficienza di questa scelta strategica si evitano brutte sorprese durante e alla fine dell’evento. 

Un budget ben fatto contiene tutte le voci di spesa: oltre agli aspetti più evidenti, come la location o il costo del catering è bene affidarsi ad un’agenzia specializzata perché il lavoro del PCO è soprattutto provare ad immaginare gli eventuali imprevisti e destinare un contingente più o meno considerevole anche in base a quello che potrebbe – in potenza – accadere. 

Il budget prende forma con il procedere dell’organizzazione e viene in genere costruito e aggiornato analizzando tutte le componenti dell’evento: un budget ben impostato tiene conto di costi fissi e variabili, diretti ed indiretti ed è comprensivo di tutti i capitoli di spesa. 

Il vantaggio di lavorare con un’agenzia a lungo termine è la gestione anche di questo aspetto, soprattutto amministrativamente, perché permette di impiegare eventuali residui di budget su altre iniziative di evento o di comunicazione rilevanti per l’azienda. 

Vuoi organizzare un congresso vincente? Noi siamo qui per aiutarti

Noi di GAYA Events facciamo questo lavoro dal 2004, con passione e con rigore, con un occhio sempre attento alle procedure organizzative ed amministrative. Il nostro staff si è perfino certificato presso Feder Congressi non più tardi dell’anno scorso, tenendosi in aggiornamento costante circa le nuove regole e procedure. 

Non lasciare niente al caso! Scrivici a eventi@gayaevents.it per un preventivo gratuito!