Agosto ha un potere magico: rallenta tutto! Le giornate si allungano, il telefono squilla meno, e per qualche settimana anche i pensieri di lavoro restano parcheggiati sotto l’ombrellone. Poi, però, arriva settembre. E, come per incanto, torna puntuale la domanda che ogni responsabile conosce bene: “Allora, a che punto siamo con la convention?”
Se te lo stai chiedendo anche tu, i tempi medi per organizzare un evento aziendale sono questi:
- per una convention con oltre 100 partecipanti servono in media 4-6 mesi;
- per una cena di gala o un cocktail party, 3-4 mesi;
- per un team building, 6-8 settimane.
Tradotto: se rientri a settembre e vuoi il tuo evento aziendale tra novembre e dicembre, sei ancora in tempo. Ma di poco.
Proviamo a immaginare uno scenario un po’ diverso dal solito: e se quel senso di leggerezza da ombrellone potesse continuare anche dopo il rientro? Non stiamo parlando di magia, ma di una scelta molto concreta: affidare l’organizzazione del prossimo evento aziendale a chi questo mestiere lo fa ogni giorno (…e da anni).
Da anni, in Gaya Events, vuol dire dal 2004.
In questo articolo capisci quindi due cose:
- i tempi reali formato per formato, per capire se sei ancora in tempo
- quanto tempo ti fa risparmiare un’agenzia, che è poi il motivo per cui la leggerezza di agosto può durare anche a settembre.
Il rientro non deve far rima con affanno: ma perché a settembre si decide tutto?
Settembre a volte porta con sé calendari pieni, scadenze accumulate e quella sensazione di dover recuperare il tempo perso in due settimane. In questo scenario, occuparsi in prima persona di ogni dettaglio di un evento aziendale — dalla location al catering, passando per la scaletta e i mille imprevisti dell’ultimo minuto — rischia di trasformare il rientro in un secondo lavoro che si aggiunge al primo.
Ci avevi mai pensato?
C’è però un motivo in più per cui settembre è un mese delicato, e non ha niente a che vedere con le tue agende. La stagione degli eventi d’impresa, in Italia, si concentra tutta tra ottobre e dicembre: nelle stesse settimane migliaia di aziende cercano le stesse location, gli stessi service audio-video, gli stessi catering. Chi si muove a ottobre per dicembre non sceglie più. Prende quello che è rimasto.
Tuttavia, possiamo dirti con estrema franchezza che non deve andare per forza così.
Quanto tempo serve davvero per organizzare un evento aziendale?
Dipende dal formato, dal numero di persone e da quanto si viaggia. Ma possiamo dirti con estrema franchezza che i margini sono più stretti di quanto sembri. Questi sono i tempi a cui guardare:
| Tipo di evento | Anticipo consigliato | Il vero collo di bottiglia |
| Viaggio incentive | 5-6 mesi | Voli, hotel e coperture assicurative |
| Convention (100+ persone) | 4-6 mesi | La location con la plenaria giusta |
| Congresso o convegno | 4-6 mesi | Accreditamenti, relatori, sponsor |
| Lancio di prodotto | 3-5 mesi | Produzione di allestimenti e contenuti |
| Cena di gala o cocktail party | 3-4 mesi | Le date di dicembre, che vanno via per prime |
| Team building | 6-8 settimane | Disponibilità di struttura e facilitatori |
| Kick-off o business meeting interno | 4-6 settimane | Le agende dei partecipanti |
Come si legge, in pratica? Se l’evento è a dicembre, settembre è il mese in cui chiudi il concept e firmi la location. Se invece guardi già alla primavera, settembre e ottobre sono il momento perfetto per partire: lavori senza fiato sul collo e hai ancora tutto il mercato dei fornitori a disposizione.
Sei ancora in tempo per organizzare il tuo evento? Tre domande e lo scopri
- La data è già fissata e non si tocca? Allora parti da lì e conta all’indietro con la tabella qui sopra. Se il margine è più corto, la cosa da sacrificare è la scelta della location, mai la qualità della produzione.
- Quante persone saranno? Sopra i 100 partecipanti cambia tutto: capienza, logistica, accrediti, catering. Sotto i 50 i tempi si comprimono parecchio.
- Si viaggia? Voli, transfer e pernottamenti aggiungono almeno 4-6 settimane. E sono la prima cosa da bloccare, non l’ultima.
Se le risposte ti hanno stretto i tempi, il modo più rapido per recuperarli non è decidere più in fretta. È affidare l’esecuzione a chi ha già la rete di fornitori accesa, come la nostra agenzia eventi!
Quanto tempo ti fa risparmiare un’agenzia specializzata in eventi aziendali?
Un evento aziendale è fatto di decine di ingranaggi che devono girare insieme senza intoppi: idee, location, fornitori, biglietteria per accessi e partecipazioni, coordinamento con le figure tecniche. Il punto non è che un’agenzia li fa girare al posto tuo. È che li trova già in movimento, mentre in azienda quella macchina va rimontata da zero a ogni evento.
Ecco dove se ne va il tempo, fase per fase:
| Fase | Se te ne occupi in azienda | Con un’agenzia |
| Ricerca location e sopralluoghi | 2-4 settimane | Una rosa di opzioni in pochi giorni |
| Selezione e confronto fornitori | 2-3 settimane, da rifare ogni volta | Rete già selezionata e negoziata |
| Inviti, conferme e solleciti | Decine di ore spalmate su settimane | Gestiti dalla segreteria organizzativa |
| Imprevisti dell’ultimo minuto | Sulle tue spalle, in tempo reale | Referente dedicato e procedure pronte |
Non è una questione di bravura: sono settimane che, in azienda, semplicemente non ci sono. Si sovrappongono al lavoro vero, quello per cui sei stato assunto.
La gestione completa di un evento, dalla A alla Z
C’è un pezzo del lavoro che raramente viene raccontato, ma che fa la vera differenza tra un evento riuscito e uno vissuto con ansia: la segreteria organizzativa.
Gestire gli inviti, le conferme di partecipazione, le comunicazioni con i partecipanti, i solleciti, le richieste dell’ultimo minuto. Sono attività che richiedono:
- tempo
- precisione
- e pazienza.
E il problema è quando arrivano: occupano le settimane immediatamente prima dell’evento, cioè esattamente quelle in cui in azienda sei già a pieno regime su tutto il resto. Sono le ore che nessuno mette a budget, e sono quelle che fanno la differenza tra arrivare al giorno dell’evento riposato o esausto.
Menù, allergie e intolleranze: perché si decidono prima, non la settimana prima
A tavola si gioca una parte importante di ogni evento, e non è un dettaglio da sottovalutare. Ma è anche una delle attività che più spesso viene rimandata, e che meno sopporta di essere gestita all’ultimo.
Le esigenze alimentari — intolleranze, allergie, scelte particolari — vanno raccolte già in fase di registrazione, condivise con la cucina e trasformate in alternative vere, non in ripieghi. È un passaggio che richiede tempo perché coinvolge tre soggetti diversi: i partecipanti, la location e il catering.
L’obiettivo è semplice, anche se non scontato: fare in modo che ogni persona seduta al tavolo si senta considerata, senza che nessuno debba rinunciare al gusto o sentirsi un’eccezione da gestire a parte.
Il concept: l’idea che dà senso a tutto
Prima ancora della logistica, c’è l’idea. Il concept è il filo conduttore che trasforma un semplice raduno di persone in un’esperienza memorabile, capace di comunicare qualcosa di preciso e di lasciare un segno in chi partecipa.
Un format preconfezionato si monta in fretta, è vero. Ma resta un format preconfezionato. Il punto di partenza dovrebbe essere sempre un altro: ascoltare l’obiettivo dell’azienda — motivare un team, presentare un prodotto, festeggiare un traguardo, rafforzare la relazione con i clienti — e costruire attorno a quell’obiettivo un’esperienza coerente. Il che significa:
- nessun format preconfezionato
- nessuna soluzione standard applicata a caso
- nessun concept già visto (o “riciclato”).
L’anticipo non serve solo a trovare la sala. Serve ad avere un’idea che valga l’investimento.
Il vero lusso è non doverci pensare
Tornando alla metafora dell’ombrellone: il bello di una vacanza riuscita non è solo il mare o il sole, è la sensazione di non dover pensare a nulla. Nessuna lista di cose da fare, nessun imprevisto da risolvere.
La stessa leggerezza si può portare anche nella gestione di un evento aziendale: godersi il risultato, senza dover gestire il dietro le quinte.
Sappiamo che in fondo, la vera domanda non è se ci si può permettere un’agenzia di eventi. È se ci si può permettere di continuare a fare tutto da soli.
Se il rientro a settembre porta con sé anche l’organizzazione del prossimo evento aziendale, non serve affrontarlo da soli.
Raccontaci il tuo progetto: penseremo noi a ogni dettaglio, dal concept alla gestione completa, per farti vivere l’evento con la stessa leggerezza di un pomeriggio sotto l’ombrellone.