Noi di GAYA lo sappiamo bene: organizzare un evento rappresenta un investimento significativo in termini di risorse, tempo e budget!
Per questo, affianchiamo i nostri clienti non solo nella creazione di eventi memorabili, ma anche nella tutela dei loro interessi economici. Operando esclusivamente nel settore B2B, sappiamo bene che un evento aziendale non è un matrimonio o un compleanno: l’emotività è importante, ma l’obiettivo principale rimane il ritorno sull’investimento (ROI).
La nostra metodologia si basa su una pianificazione accurata del budget e sulla definizione di KPI realistici e misurabili.
Questo approccio consente di valutare l’efficacia dell’investimento al termine dell’evento, determinando se ha generato benefici concreti rispetto ai costi sostenuti. Monitorare il ROI permette di prendere decisioni future informate e di ottimizzare le strategie aziendali.
Collaboriamo per questo con le aziende per stabilire indicatori chiave di performance (KPI) specifici per ogni evento, costruendo insieme metriche quantitative che aiutano a valutare la performance nel raggiungimento degli obiettivi strategici. La nostra missione in GAYA si fonda sull’armonia tra passione e razionalità: per questo, desideriamo condividere con voi una parte del nostro approccio professionale.
Cos’è il ROI di un evento?
Il ritorno sull’investimento (ROI) è un indicatore che misura la redditività di un investimento, confrontando i guadagni ottenuti con i costi sostenuti. Nel contesto degli eventi, il ROI aiuta a comprendere se le risorse impiegate hanno prodotto un valore tangibile. Ma da dove si parte per misurarlo?
Definizione degli obiettivi
Stabilire obiettivi chiari è il primo passo per misurare efficacemente il ROI di un evento. Gli obiettivi non sono sempre uguali e – di conseguenza – i termini di misurazione sono diversi in base al focus e al pubblico di riferimento. Gli obiettivi possono includere, fra gli altri:
- Aumentare la consapevolezza del marchio;
- Generare lead qualificati;
- Lanciare un nuovo prodotto;
- Educare il pubblico su tematiche specifiche.
Per garantire la chiarezza e l’efficacia degli obiettivi, è utile adottare il modello SMART:
- Specifici: definire chiaramente cosa si vuole ottenere;
- Misurabili: stabilire metriche per valutare il successo;
- Achievable (Raggiungibili): assicurarsi che gli obiettivi siano realistici;
- Rilevanti: allineare gli obiettivi con la strategia aziendale;
- Temporizzabili: fissare scadenze precise per il raggiungimento.
Non tutti gli obiettivi possono avere un valore numerico associato, ma è necessario quantomeno provare ad attribuire un valore economico per orientarsi. La tecnologia, in questa fase, è di fondamentale importanza! Noi di GAYA lo abbiamo sperimentato durante il covid ed ora è diventata una prassi aziendale perché ne abbiamo testato il successo: gli eventi che realizziamo utilizzando l’app nativa completamente personalizzabile aiuta i nostri clienti a tracciare l’attività degli utenti pre, durante e post evento, permettendo di raccogliere più dati possibile per una misurazione a posteriori quanto più realistica possibile.
Ma procediamo con ordine.
Costi dell’evento
Per calcolare il ROI, è essenziale anzitutto considerare tutti i costi associati all’evento (la famosa Pianificazione del Budget):
- Costi diretti: location, catering, allestimenti, materiale promozionale, relatori, attrezzature e tecnologia.
- Costi indiretti: marketing, viaggio e alloggio per i partecipanti dell’azienda, personale coinvolto nell’organizzazione.
Raccolta dati di partecipazione
Monitorare la partecipazione come dicevamo poco fa è fondamentale per valutare l’efficacia dell’evento:
- Numero di partecipanti: registrare quanti professionisti, clienti o stakeholder hanno partecipato.
- Qualità dei partecipanti: valutare il profilo dei partecipanti (es. medici, ricercatori, potenziali clienti) per determinare la rilevanza dell’audience.
Valutazione dei risultati
Dopo l’evento, è importante analizzare i risultati ottenuti:
- Feedback e sondaggi: raccogliere feedback tramite sondaggi post-evento per capire la soddisfazione dei partecipanti e l’efficacia delle presentazioni.
- Lead generati: contare i contatti raccolti e segmentarli in base al potenziale di conversione.
- Aumento della consapevolezza del marchio: misurare l’interazione sui social media e il traffico sul sito web aziendale prima e dopo l’evento.
Noi di GAYA, grazie alla nostra app nativa completamente personalizzabile, aiutiamo i nostri clienti nella valutazione dei risultati raccogliendo tutti questi dati in modo smart. Come facciamo? Tramite l’app, possiamo creare modelli di feedback adatti all’evento, facilitando la user experience degli utenti che interagiscono con una sola interfaccia – il loro telefono – ovunque si trovino.
Analisi quantitativa
Formula del ROI per obiettivi B2C
Per questo specifico obiettivo si può utilizzare la formula:
ROI = (Guadagno Totale – Costo Totale / Costo Totale) x 100
Ad esempio, se un evento ha generato 30.000 € di ricavi e ha comportato 15.000 € di costi:
ROI = ( 30.000 – 15.000 / 15.000) x 100 = 100%
ROI oltre le vendite: altri obiettivi misurabili
Non tutti gli eventi però mirano direttamente alle vendite. Proviamo a vedere come misurare il ritorno in base a diversi obiettivi quantificabili:
Generazione di contatti (lead):
Costo per Lead = Costo Totale / Numero di Lead Acquisiti
Se hai speso 5.000€ e ottenuto 250 contatti:
Costo per Lead: 5.000 / 250 = 20€
Tasso di chiusura:
Tasso di Chiusura: (Numero di Vendite / Lead Qualificati) x 100
Entrate stimate:
Entrate Stimate = Numero di Lead x Tasso di Chiusura x Valore Medio di una Vendita
Analisi qualitativa
Oltre ai numeri, è importante considerare l’impatto qualitativo dell’evento:
- Impatto a lungo termine: è necessario valutare se l’evento ha portato a una maggiore fiducia dei professionisti nei confronti del marchio o ha migliorato le relazioni nel settore;
- Brand equity: considerare l’influenza dell’evento sulla reputazione e sull’immagine aziendale nel pubblico e nel mercato.
In conclusione, misurare il ritorno sull’investimento di un evento è un processo che combina analisi quantitative e qualitative. Stabilire obiettivi chiari, monitorare i costi, raccogliere dati pertinenti e analizzare i risultati permette di valutare l’efficacia dell’evento e di pianificare strategie future più efficaci. Una valutazione accurata del ROI non solo giustifica l’investimento, ma guida anche verso decisioni più informate e successo a lungo termine.
Noi di GAYA possiamo aiutarti in ogni fase dell’evento, dalla pianificazione, all’organizzazione, finanche alla valutazione del ritorno sull’investimento! Contattaci tramite il modulo qui sotto per saperne di più!
Resta aggiornato sulle novità sul mondo degli eventi: seguici sui nostri social e qui sul blog, dove il prossimo mese parleremo di come la Gamification – ossia l’integrazione di elementi di gioco in contesti non propriamente ludici – influenza sempre di più la partecipazione proattiva degli ospiti in evento rendendolo un momento di interattività memorabile.