Eventi post Covid: l'importanza di programmare sul medio lungo termine

La gestione degli eventi post Covid è essenziale per la definitiva ripresa della meeting industry. Come e perché la programmazione può fare la differenza

Dopo due anni di grande sofferenza per il settore viaggi e congressi, il 2022 si è aperto con note di speranza per gli eventi post covid che sembrano promettere una normalizzazione della situazione e una stabilizzazione della regolamentazione relativa al contenimento del Covid in sede di evento.

L’alto tasso di vaccinati, numeri di positivi e ricoverati sempre più sotto controllo e la proposta del Governo di non rinnovare lo stato di emergenza in scadenza il 31 marzo prossimo, sono segnali di un miglioramento della situazione epidemiologica che promette un ritorno alla vita “normale”, seppur con le dovute attenzioni.

E questo vale anche per la meeting industry!

Gli ultimi due anni, nel settore MICE, sono stati caratterizzati da aperture a singhiozzo, regole poco chiare, soggette alle ordinanze locali e passibili di variazioni giornaliere. Inoltre, essendo gli eventi sistemi complessi che includono servizi differenti, la meeting industry ha dovuto affrontare le regolamentazioni afferenti agli altri settori con cui collabora a stretto contatto.

L’instabilità della situazione ha inoltre spinto i committenti a muoversi a ridosso delle date scelte per gli eventi per limitare al minimo i rischi di variazioni di programma o, addirittura, di cancellazioni a causa di ordinanze sugli spostamenti.

La programmazione a medio lungo termine per gli eventi post covid

Per un settore che basa il proprio lavoro sulla programmazione a lungo termine (su mesi e, per gli eventi di maggiori dimensioni, anche su anni), ciò ha significato rivoluzionare completamente il proprio modo di organizzare e gestire il tempo e le risorse.

La meeting industry ha dimostrato durante la pandemia la propria elasticità nel ridefinire modalità e tempistiche interne di lavoro per rispondere alle esigenze dei propri clienti, ma ora è importante tornare a programmare.

Scopriamo insieme i vantaggi della programmazione di medio lungo periodo!

La base per un evento di successo è la buona programmazione: dal concept alla parte operativa, tutto viene definito e realizzato secondo quanto programmato, nulla deve essere tralasciato e il piano di lavoro deve essere ben costruito.

Programmare un evento: i 5 vantaggi principali

Vediamo alcuni dei vantaggi di programmare un evento con anticipo:

La ricerca dei fornitori: muoversi con anticipo permette di approfondire la ricerca e di ottenere maggiori disponibilità, e quindi un più ampio bacino di scelta. Inoltre, ciò dà il tempo di discutere più nel dettaglio i termini del contratto e gli eventuali servizi richiesti.
La scelta dei fornitori e dei servizi: il cliente, muovendosi con anticipo, ha il tempo di valutare le proposte e i fornitori, e di definire al meglio i dettagli dell’evento e dei servizi da confermare.
La cura dei dettagli: oltre alla realizzazione operativa dell’evento, muoversi con anticipo permette di curare i dettagli e di rifinire ulteriormente l’evento.
La gestione delle emergenze: l’organizzatore dell’evento prevede quello che potrebbe andare storto, ma l’imprevisto è dietro l’angolo, e una buona programmazione è essenziale per reagire in maniera efficace.
Il risparmio: last but not least, fare alcune prenotazioni in anticipo comporta importanti vantaggi economici che pesano sul budget dell’evento.

Chi organizza sa che è necessario farlo con il giusto anticipo e, in merito di eventi, adesso è possibile tornare a farlo.

Noi di Gaya Events abbiamo già ricominciato a programmare sul medio e lungo periodo. Ecco perché, se stai pensando di organizzare il tuo prossimo evento aziendale, puoi contattarci anche subito! Saremo felici di darti tutto il nostro supporto…