La salute come patrimonio per le nuove generazioni è al centro del congresso organizzato da Gaya Events
Organizzare un congresso di successo non è mai semplice, ma è anche una soddisfazione, sia per il risultato finale che per l’importanza dei temi trattati. Proprio come lo scorso 28 e 29 ottobre 2023, quando GAYA Events & Communication ha affrontato la sfida dell’organizzazione del congresso “Tutti i Respiri del Mondo” presso l’AC Hotel di Sesto San Giovanni.
L’evento, promosso dalla Associazione Claudio Nervi, ha esplorato il tema della salute come patrimonio per le nuove e attuali generazioni, approfondendo ogni aspetto dal primo all’ultimo atto respiratorio, dal diaframma al mitocondrio.
Congresso “Tutti i respiri del mondo”: un Impegno Completo
GAYA Events & Communication ha gestito l’intera organizzazione, partendo dalla logistica con lo scouting delle location, la cura del catering di qualità con la proposta di un autentico un menù sostenibile, accomodation&hospitality per i relatori, fino ai servizi ECM (Educazione Continua in Medicina) erogati con la collaborazione di un provider attivo da più di 20 in questo settore .
Il provider Expopoint ha garantito un supporto cruciale, per la parte di accreditamento dell’ evento e la gestione dei contratti di sponsorship, evidenziando ancora di più l’importanza di partnership solide per chi, come noi, è nel settore da 20 anni e può contare su una rosa di fornitori di qualità.
Gli stretti contatti con gli sponsor, in particolare aziende farmaceutiche e neutraceutiche , sono stati gestiti con attenzione e rispetto per la privacy e le esigenze aziendali, nel rispetto del rigoroso codice etico e deontologico di ognuna .
Anche la nostra storica collaborazione con il service audio-video è stata fondamentale per l’allestimento e la brandizzazione degli spazi, divisi fra sala meeting ed exhibition booth, dove ha avuto luogo il catering e dove gli 11 sponsor sono stati guidati ed aiutati nell’allestimento delle rispettive postazioni.
Filiera Organizzativa Specializzata – Congressi Farmaceutici
Le attività congressuali richiedono una gestione specializzata: la competenza nel coordinare ogni dettaglio ha reso possibile il successo dell’evento.
I Congressi Farmaceutici in Italia sono regolamentati da diverse normative e codici deontologici per garantire la trasparenza, l’eticità, e la correttezza degli eventi promossi dalle aziende del settore.
Il Codice Deontologico Farmindustria contiene regole riguardanti i rapporti tra diverse figure professionali e le aziende farmaceutiche. Stabilisce linee guida per la collaborazione etica e trasparente tra gli operatori del settore e le aziende farmaceutiche, fra cui anche regole stringenti sui budget destinati a ciascun partecipante entro cui l’agenzia deve muoversi per confermare i servizi.
Ma non solo!
Gli eventi farmaceutici – per avere luogo – devono ottenere l’autorizzazione dall’Agenzia Italiana del Farmaco (AIFA). La richiesta deve essere presentata almeno sessanta giorni prima dell’evento e deve coinvolgere tutte le aziende farmaceutiche contribuenti.
Un altro tema molto delicato è la “pubblicità “dei farmaci, regolamentata da normative stringenti. In Italia, infatti, la promozione è consentita solo per farmaci da banco (OTC) mentre possono solo essere citati i principi attivi dei farmaci, e le regole sono rigorosamente applicate (e controllate!) per garantire la corretta informazione agli operatori sanitari e al pubblico.
Nel caso di contributi da più aziende farmaceutiche, inoltre, le comunicazioni devono pervenire congiuntamente attraverso canali specifici, garantendo trasparenza e coordinamento.
Come organizzare congressi farmaceutici: i consigli e le best practice secondo GAYA Events
Per l’organizzazione di un qualsiasi congresso – e a maggior ragione di un congresso farmaceutico, oltre a queste regole di base da rispettare è necessario aggiungere la competenza e l’implementazione di best practice più generali che riguardano il lavoro proprio dell’organizzazione che assicurino il successo dell’evento. Vediamole insieme.
Obiettivi Chiari: Fissare obiettivi ben definiti è fondamentale per guidare l’organizzazione di un congresso o di un evento più in generale.
Le 5 Best Practices per organizzare un congresso
Budget Dettagliato: Una pianificazione finanziaria accurata è cruciale. Preparare un budget dettagliato consente di gestire le risorse in modo efficiente e prevenire sorprese. Quello che diciamo sempre in GAYA è che è meglio vedere un preventivo alto, e non un consuntivo!
Le spese vanno organizzate e programmate a monte, considerando anche budget contingency per eventuali imprevisti.
Scelta del Tema: La scelta del tema del congresso o evento è fondamentale: è importante assicurarsi che il tema sia attuale, rilevante e di interesse sia per i partecipanti che per gli stakeholder, influendone la partecipazione.
Promozione Efficace: Utilizzare diverse strategie di promozione per garantire una partecipazione ampia e diversificata. Sfruttare piattaforme online, social media, e partenariati con associazioni rilevanti.
Digitalizzazione e Opportunità: la digitalizzazione offre opportunità come l’organizzazione di eventi ibridi, permettendo la partecipazione di più persone che interagiscono dal vivo ma anche online, attraverso i contenuti caricati e le opportunità di connessione con gli altri partecipanti.
Sicurezza e Igiene: Considerare le pratiche igienico-sanitarie è essenziale, soprattutto in contesti come congressi. Garantire la sicurezza dei partecipanti è una priorità.
Oltre a queste 5 Best Practices, completano l’elenco le Persone coinvolte in tutta la filiera, ma soprattutto il team work dell’agenzia, in questo caso rappresentata dalla nostra titolare Giustina Molteni, con 20+ anni di esperienza alle spalle nella gestione di eventi pharma e di tutto lo staff interno, con gli event project manager senior e junior.
Devi organizzare un congresso o un evento aziendale? Noi ci siamo
In GAYA siamo preparati a gestire questo e molte altre tipologie di eventi: ciò che conta per noi è sempre la passione e la concretezza nella realizzazione dei desideri dei nostri clienti che possono trovare nel nostro staff un team di professionisti che sa già come intervenire e come destreggiarsi con le regole di settore.
Scrivici ad eventi@gayaevents.it!