Business trips: what can go wrong

Organizing business trips can be very important, but there are many variables to consider avoiding unexpected situations. Here some tips for a successful business trip.

Business travel can be a very important moment for a company. Sometimes even unforgettable. It can even be decisive in exploring new, potential business opportunities. Therefore, in planning and organizing a business trip it is better not to leave anything to chance or rely on improvisation.

Do you do D.I.Y. business travel? Ouch ouch.

How many tourists, every year, book online to save money and then find themselves in a vacation spot where the booked apartment does not exist? Unfortunately, not a few. In a corporate journey, perhaps this risk is not present but there is – and it is strong – the risk of finding oneself in structures that do not meet standards and expectations.

To organize a business trip it is not enough to visit the website of a structure or have a brochure and a quote sent because the risk is to expose yourself to a complete series of events that can go wrong.

What can go wrong on a corporate trip? Everything or almost. Starting from the trip to the accommodation and any collateral activities.

Delayed or cancelled flights
Sudden strikes
Trip cancellation or postponement
Sudden change in the number of participants
Just to mention the most frequent problems.

Organizing a trip can be stressful and far from simple if you don’t rely on a professional. And the risk of making a hole in the water is around the corner.

There are many reasons for a business trip: to conclude negotiations with a foreign client, to present your products or services during fairs or other events, to attend a conference, to probe new potential business opportunities in fresh markets.

But before the operational details, it is better to clear the field of misunderstandings immediately: during a business trip … you work. I know it may seem obvious, but it is not so. When organizing a business trip, customers must be placed in the best conditions to work serenely and to have all the comforts and details that will help them be even more performing and motivated. We are not talking about tourists but business travellers.

Organizzare un viaggio aziendale: perché è meglio affidarsi ad un professionista esperto nell’organizzazione eventi e non ad una comune agenzia di viaggi

Molti pensano che l’organizzazione di un viaggio d’affari inizi dal volo o dalla scelta del mezzo di trasporto ideale per raggiungere la propria destinazione. Non è così.
Per prima cosa bisogna comprendere a fondo il motivo del viaggio. Questo è utile non solo per organizzare tutto in modo coerente, ma innanzi tutto per sapere cosa faranno i “viaggiatori”.

A differenza di una comune agenzia viaggi, che programma il viaggio aziendale in base alle offerte di catalogo, un professionista dell’organizzazione di viaggi aziendali deve individuare le soluzioni tecniche più opportune per la costruzione di un pacchetto su misura.
Si tratta di valutare:

Itinerari
Mezzi di trasporto
Transfer e/o noleggio auto
Assicurazioni
Visti d’ingresso nel Paese e controllo passaporti
Alternative nella scelta delle strutture ricettive
Servizi supplementari
Gestione dei rapporti con i fornitori dei servizi in loco
Condizioni climatiche
Situazioni politiche, economiche e sociali del luogo scelto

Insomma, tutti gli elementi utili a redigere il programma migliore a seconda delle esigenze dell’azienda cliente. Da quelli operativi fino a quelli “burocratici” che riguardano le modalità di cancellazione previste ed eventuali penali per l’annullamento nel caso in cui il viaggio d’affari dovesse essere annullato o posticipato improvvisamente.
Ma non è tutto: l’organizzatore è responsabile del viaggio aziendale nel senso che programma ed organizza il soggiorno dei dipendenti, dei clienti e di tutti gli altri partecipanti, verificando l’adeguatezza dei servizi proposti alle aspettative dei clienti.

Questione (anche) di tempo

Programmare viaggi di lavoro con anticipo è una buona idea… Peccato che questa ipotesi non sia sempre praticabile. Spesso, infatti, le trasferte all’estero vengono organizzate nel giro di pochi giorni a causa di impegni maturati in breve tempo, riunioni non previste ed evoluzioni dei progetti in corso d’opera.
Il ridotto tempo a disposizione è un’altra variabile che può compromettere l’organizzazione di un viaggio aziendale.
Come abbiamo visto, nell’organizzazione di una trasferta o di un viaggio aziendale sono tante le variabili che possono comprometterne la riuscita. Ecco perché affidare l’organizzazione alla segretaria o al personale interno piuttosto che ad una comune agenzia viaggi potrebbe non bastare ed esporre l’azienda al rischio di un clamoroso flop.
Meglio andare sul sicuro e affidarsi ad un professionista. Perché può fare la differenza.