Prologis Annual Convention: un progetto firmato Gaya Events

Convention immobiliare del Gruppo Prologis. Dalla progettazione all’economia dell’evento, il lavoro di Gaya Events

La convention immobiliare è una sfida importante per chi, come noi di Gaya, si occupa di organizzazione eventi. E tutto diventa ancora più importante quando il cliente è del calibro di Prologis: società leader del settore immobiliare industriale a livello mondiale da oltre 30 anni, con una fitta rete di partner e comunità territoriali, presenti naturalmente anche in Italia.

Ogni anno l’azienda organizza la sua convention annuale scegliendo come destinazione il territorio più fecondo e con una prospettiva di investimento maggiore.

Quest’anno la scelta è ricaduta sul nostro Bel Paese e siamo stati molto felici di poter affiancare il team di marketing dell’azienda nell’organizzazione di questo bell’evento che ha coinvolto una cinquantina di persone.

Convention immobiliare Prologis: la progettazione dell’evento

La progettazione di un evento o, come lo chiamiamo fra addetti ai lavori, il project management, è sempre la fase più importante nell’organizzazione di una convention immobiliare.

È a questo stadio, infatti, che le idee iniziano a prendere forma e si trasformano in un vero e proprio progetto, con la valutazione delle esigenze e dei rischi, con l’elaborazione di un business plan e con la stesura del budget.

Sempre in questo step c’è spazio per fare inversioni di rotta senza grosse conseguenze, com’è successo per esempio con la scelta della location: inizialmente pensato ed immaginato sul territorio meneghino, l’evento ha poi invece avuto luogo, con successo, a Bologna!

La città di Bologna si è fatta teatro accogliente per l’evento di due giorni, 13 e 14 giugno scorso, che ha avuto luogo fra l’Hotel selezionato – I Portici -, l’Interporto e Palazzo Gnudi, elegantissima location nel centro di Bologna scelta per la cena di gala.

In fase di progettazione lo staff di Gaya, nello specifico con Serena Tagliabue, si è anche occupato, oltre alla scelta della location più adatta e che rispondesse meglio alle esigenze e ai desideri dell’azienda, di tutte le altri componenti organizzative della convention: l’allestimento, l’attività sociale, la cena di gala, gli spostamenti e – naturalmente – l’hospitality e l’accomodation presso l’hotel.

Vediamoli insieme.

Servizi: allestimento, cooking class e cena di gala

Per il cliente abbiamo immaginato e progettato insieme ai nostri fornitori un allestimento un po’ particolare che soddisfacesse più esigenze, da quelle pratiche a quelle più stilistiche.

Abbiamo anzitutto allestito la sala meeting “a cabaret”, ovvero con tavoli tondi e cinque sedute per ciascun tavolo; la sala presentava anche le caratteristiche richieste, come la luce naturale e un’ampiezza adeguata per ospitare le sedute e il palco.

Per l’occasione abbiamo noleggiato una pedana con podio, entrambi personalizzati con l’immagine coordinata dell’evento; sul palco al posto del classico tavolo relatori sono state disposte poltroncine e tavoli bassi per chi, mano mano, si è susseguito nella presentazione. Un mazzo di fiori freschi sul palco ha completato un allestimento elegante ed accogliente.

La cena di gala organizzata nella splendida cornice di Palazzo Gnudi ha rispettato gli stessi standard stilistici: eleganza, calore, raffinatezza, cura del dettaglio.

Anche l’organizzazione dell’attività ha riscontrato un grande successo presso gli ospiti!

La nostra agenzia, oltre ad essere agenzia di eventi, è anche agenzia di viaggi dal 2004: per questo abbiamo sempre uno sguardo più attento alla location che selezioniamo per un evento. Quando possibile, infatti, il team di Gaya organizza eventi aziendali con attività inerenti al territorio selezionato.

Specialmente se si parla di Emilia Romagna e di prelibatezze culinarie!

Gli ospiti hanno potuto dilettarsi, grazie alla guida e all’accompagnamento dello staff de I Portici, con una lezione di cucina sul classico per antonomasia della cucina romagnola: i tortellini.

L’organizzazione di un’attività sociale all’interno della programmazione di un evento permette all’azienda di creare un clima più sciolto ed informale, favorendo così la comunicazione con i clienti e un clima gioviale in cui stringere accordi e consolidare relazioni: ecco perché è così importante che fili tutto liscio.

Ed ecco perché è importantissima anche la supervisione di tutte le attività da parte di un project manager, nel caso specifico della nostra senior event manager Serena che ha accompagnato il gruppo dalla progettazione fino all’evento, rendendosi disponibile in loco per ogni evenienza.

L’economia dell’evento

Un altro elemento di fondamentale importanza da considerare nell’organizzazione di un evento è la gestione del budget e dei pagamenti.

Infatti, i valori della nostra agenzia sono anzitutto la trasparenza e la concretezza: in un mondo di “effetti wow”, infatti, noi non solo sappiamo realizzare eventi di grande impatto emotivo, ma programmiamo, organizziamo e gestiamo eventi che puntano ad avere il miglior impatto e ritorno economico possibile per le realtà aziendali che seguiamo.

Il nostro approccio è creativo, ma anche tecnico e consolidato dalla lunga esperienza nel settore Eventi e Turismo. L’entusiasmo, insomma, così come le idee più insolite, passano sempre al vaglio della effettiva verifica di fattibilità, permettendo ai nostri clienti di non avere brutte sorprese.

Per Prologis abbiamo redatto un business plan che tenesse sempre in considerazione e monitorato il budget a disposizione, distribuendo le risorse economiche in modo strategico per permettere all’azienda di approfittare dei migliori vantaggi a disposizione.

Ciò che i nostri clienti apprezzano di noi è anche la flessibilità e lo studio e realizzazione di servizi tailor made in base alle specifiche esigenze: in questo caso, per esempio, si è reso necessario creare, insieme ai nostri partner, una piattaforma digitale per permettere a tutti gli ospiti di prenotare in autonomia la propria camera.

La tecnologia è sempre al servizio dei nostri eventi fisici per migliorare l’efficienza organizzativa: per questo consigliamo sempre, per gruppi da 50 persone in su, l’utilizzo della nostra app nativa che può essere configurata con l’immagine coordinata dell’evento e che accompagna gli ospiti con ogni informazione possibile e con un help desk sempre attivo per tutti i dubbi o eventuali complicazioni.

Feedback e debrief

Ultima ma non meno importante, la fase di chiusura della convention immobiliare. Quando è tutto concluso e gli ospiti sono rincasati, è per noi un momento di riflessione che condividiamo con il cliente intorno all’evento.

In questo step si analizzano i processi di organizzazione e ci si confronta su che cosa è andato bene e che cosa invece ha funzionato poco o poteva essere gestito meglio.

Ci teniamo moltissimo a questa ultima parte dell’evento perché il nostro è un settore in costante evoluzione ed è importante capire se ci stiamo muovendo nella direzione giusta, apportando la giusta dose di innovazione e creatività, per tenere sempre alto lo standard dei servizi che eroghiamo.

Anche per questo ci impegniamo nella scelta dei fornitori che non sono mai solo persone con cui ci capita di lavorare, ma veri e propri partner che hanno a cuore come noi la perfetta riuscita dell’evento.

Qualche ringraziamento sincero

Ringraziamo pertanto i nostri fornitori e la nostra rete solidale di partner consolidata nel tempo e portata avanti con successo.

Ringraziamo anche e soprattutto Prologis, un’azienda seria e professionale ed in particolare ci teniamo ad un ringraziamento speciale alla project manager Rosalbina Anchante che si è dimostrata disponibile e ha collaborato con il nostro staff instaurando un ottimo feeling, necessario per l’ottima riuscita dell’evento.

Infine, questo è un lavoro di Persone che si prendono cura dei desideri di altre Persone: avere a cuore i progetti significa avere cura del cliente. Può sembrare scontato ma davvero, per tutto il nostro staff, il sorriso e la gioia dei nostri clienti è sempre la soddisfazione più grande.